経営する上で、経営者が数字を把握するためにも帳簿が必要

LINEで送る
Pocket

2014年8月4日 by admin_inqup (Edit) 経営する上で、経営者が数字を把握するためにも帳簿が必要

会社を経営していくには、常にその会社の状態を把握するために数字を理解しなければならない、という話をどこかで聞いたことがあるかもしれません。
ところが、具体的にどのような数字を理解すべきかということになると、途端にわからなくなる、という人も多いのではないでしょうか。

なかには「仕事があれば、そんなことを気にする必要はないよ」とか「会社にお金があればいいんじゃないの?」という方もいらっしゃいます。
しかし、そういったどんぶり勘定だと、いざというときに正しい対処をすることができませんし、対処法を誤って、最悪のケースでは倒産という事態に陥ることも予測されます。
たとえば、今は会社に資金の余裕があるかもしれませんが、数カ月後に大きな支払いが控えている場合。
経営者がそのことを知らなければ、資金繰りに苦しむことになります。
帳簿上、会社に利益が出ていれば、多額の税金を支払わなければなりません。しかし、実際に資金に余裕がなければどうなるでしょうか? 倒産してしまいます。

一方で、会社の数字を常日頃から把握することができていれば、いざというときにも正しい対処をすることができますし、新規事業拡大のために、金融機関に、帳簿を開示し、融資を引き出すことも容易になります。
つまり、計画的に会社を経営していくことが可能なのです。

そのために重要なことが、きちんと帳簿をつけて日々の経営数字を把握することなのです。
 

帳簿には「メイン」と「サブ」がある

記帳をする上で、必要な帳簿は大きく分けて2つあります。
ひとつは、「主要簿」。もう一つは、「補助簿」です。
「主要簿」には総勘定元帳という帳簿があります。
この帳簿には、会社の事業年度中のすべての取引が複式簿記によって記入されます。
取引に関するすべての情報が集積されているメインサーバーと言い換えてもいいかもしれません。

ところで、すべての取引が記録される総勘定元帳ですが、○○会社や△△社に対するツケはどのくらいあるのか、今、会社にある現金はどのくらいあるのかなど、個別の情報を総勘定元帳から一瞬で把握することは、実質的に不可能です。
そこで、総勘定元帳と別に帳簿をつくり、経営判断に必要な数字を把握するために設けられたのが、「補助簿」と呼ばれるものなのです。

経営数字を把握する6つの補助簿とは?

「主要簿」である総勘定元帳がメインサーバーなら、「補助簿」は、メインサーバーから常に情報を取り込み、その情報を活用するパソコンのような存在です。
「補助簿」には大きく分けて次の6つの種類があります。

1.現金出納帳
現金出納帳とは、現金の出入をまとめた帳簿です。「いつ」「誰に(誰から)」「いくら」「何のために支払ったか」あるいは入金されたか、残高はいくらかを確認する帳簿です。
2.普通預金出納帳
普通預金出納帳とは、普通預金によるお金の流れを記入する帳簿ですが、一般的には銀行の普通預金通帳で代替できます。
3.売掛帳
売掛帳は、売上先ごとに掛けによる売上金額と入金した金額、売掛金残高を記入する帳簿になります。この帳簿で売掛金(即金でない売上)を管理します。
4.買掛帳
買掛帳は、掛けで仕入れた材料などの仕入金額と支払時期、買掛金残高を管理するものです。
5.賃金台帳
賃金台帳は、従業員の給料を計算する帳簿になります。
6.固定資産台帳
営業車や製造機械、事業所など固定資産の減価償却費を計算するための帳簿です。これによって、会社の所有資産を把握して、固定資産の使用年数の判断や設備投資計画を考えます。

面倒な記帳は、会計ソフトを活用する

帳簿に取引を記入する記帳は、市販の帳簿を購入して手書きで記帳する方法があります。
しかし、これから会社経営をスタートさせようという社長の皆さんには、あまりオススメできません。
なぜならば、記帳だけでとても手間がかかるからです。

前述したように、すべての取引は総勘定元帳に記入しなければいけません。
記入の前には、その取引が、「資産」「費用」「負債」「純資産」「収益」のどのような種類の取引なのか、仕訳作業を行わなければなりません。
もちろん、「主要簿」に記入した取引は、「補助簿」に転記しなければなりません。
経営で忙しい身で、果たしてそこまで記帳のために時間を割くことが可能でしょうか?

やっとの思いで記帳の時間を作ることができても、転記ミスがあったり、帳簿の書き方を間違えたりしてしまえば、経営数字も誤ったものとなり、経営判断もしづらくなります。では、一体、どうすればいいのでしょうか?

そこで、オススメしたいのが会計ソフトの活用です。
会計ソフトの最も大きなメリットは、帳簿間の転記はすべてソフトが正しく行ってくれるということです。
また1つの帳簿に記入した内容は総勘定元帳に漏れなく記入されるので、複式簿記の知識がなくても、記帳をすることができるため、手間を大幅に減らすことができるのです。

なお、会計ソフト選びは、顧問税理士がいれば、その税理士事務所と同じものを使うのが基本です。
データのやり取りがスムーズになりますし、操作方法が分からなければ、すぐに教えてくれます。
会計ソフトを活用して、正しく簡単に帳簿に記帳することが大切です。

LINEで送る
Pocket