請求書管理を効率化するためにクラウドを使う4つのメリット

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請求書管理を効率化するためにクラウドを使う4つのメリット売上が上がったら、取引先に代金の支払いを請求するために「請求書」を郵送する必要があります。しかし、取引ごとに請求書を書いたり、郵送したりする作業は非常に面倒。
しかも、請求書の数が多くなると請求書の管理するのも大変です。
また、ワードやエクセルなどの文書データで請求書を作成し、管理している人は、記載ミスや記載漏れ、間違ってデータの上書きをしてしまったりして、取引の記帳漏れという問題も出てくる場合があります。
そこで今回は、請求書発行を正しく効率化するための方法について、紹介していきたいと思います。

請求書づくりの3つのルールをおさらいする

まず基本的な請求書のルールについて、もう一度、おさらいをしておきましょう。
ポイントは3つあります。

まず一つめ。請求書の書き方には、税法上の規定されたルールはありません。
そのため、請求書を書く上で最も重要なことは、取引先のルールに従って書くのが重要なのです。
「請求書の日付は、取引先の指定日」であるとか、「請求金額は税抜き表示にする」、「請求書の項目は取引先が決めた正しい表記にする」など、取引先によって請求書の記載ルールが異なります。
ですので、請求書を発行するときには、事前に取引先の経理担当者に書き方のルールについて聞いておくとよいでしょう。
ひな形を事前に送付して確認を取っておくとよいでしょう。

次に入金日をきちんと記載しておくことです。
通常の請求書には入金日を記入する箇所がありません。
入金がなければ経営は成り立ちません。
請求した金額の入金を確実にするためにも入金日を記載する項目をつくっておきましょう。
また、取引先企業の締め日と入金日を必ず聞いて、処理上の滞りを失くすように決められた日程で請求書を送付するようにしましょう。
また、入金口座と、万が一の連絡先はきちんと記載しておきましょう。

最後に、郵送する前に住所や名前、請求項目、金額、日付などをもう一度チェックすることが大切です。万が一、住所や担当者などが間違っていた場合は取引先企業に届かないことになり、会計処理が遅れます。請求書は書き直しになりますし、入金日も遅れることになります。このようなことがないように、発送前に請求書の書面をチェックすることが大切です。

請求書作成にはWebやクラウドサービスを利用するのが便利

経営者が帳面で一つひとつ請求書を発行するのはとても大変ですし、時間や手間がかかります。
一方でワードやエクセルで請求書を発行する方法ですと、入力の手間が大幅に省けるのはいいのですが、記載ミスや計算ミス、記載漏れ、取引の記帳漏れという問題が出てきます。
そこで、請求書を短時間で効率良く、ミスの無いように作成するには、請求書のWebやクラウドサービスを利用するのがお勧めです。

請求書のWebやクラウドサービスとは、Web上やクラウド上で請求書を作成し、PDFなどの電子媒体で保存できたり、なかには、Web上から請求書のデータを直接、取引先に郵送したりすることができるサービスもあるようです。
サービスによって内容はいろいろですが、会計ソフトと連動しているサービスの場合、Webやクラウド上で請求書の作成から、記帳、原本保存まですべて可能なので、単に請求書作成業務を効率化することだけではなく、正しく管理することができる優れものです。
なお、こうしたサービスのほとんどが数千円の月額利用料を徴収するタイプのものですから、個人事業主や中小企業でも低コストで導入することが可能です。

クラウド上で請求書を作成する4つのメリット

では、ここで一例を挙げましょう。完全クラウドの会計ソフト「ハイブリッド会計Crew」の「Web請求書」のケースです。
「Crew」で請求書を作成する場合、次のようなメリットがあります。

1.オリジナルの請求書がすぐにできる
クラウドサービスとは、インターネット上にデータが保存されており、情報を読み込んだデバイスで共有できるという仕組み。
インターネット接続環境があれば、いつでもどこでも請求書のデータを読み込み、作成することができます。
もちろん、ソフトのインストールも不要です。
クラウド上でロゴや社印画像を登録して、すぐに取引先の希望や事情に沿ったオリジナルの請求書をつくることができます。

2.請求書の内容が会計データに取り込める
請求書を記載すれば、そのデータはクラウド会計ソフトの「Crew」の売上勘定と連動することになります。
つまり、わざわざ会計ソフトのデータ上の売上勘定に改めて記載する必要はありません。
二度手間でなくなるので、記帳漏れもなく、請求書の管理がものすごく楽になるのです。

3.PDF印刷、メール送信がかんたんにできる
請求書作成画面にあるボタンを1つ押すだけで、請求書のPDF化やメール送信ができます。

4.取引先の専用請求書をつくることができる
クラウド会計ソフトの「Crew」と連動しているので、取引先ごとにそれぞれ個別の専用の請求書を作成して発行することも可能です。
前述したように、請求書は取引先の記載ルールがとても重要になります。
取引先ごとに個別のルールを適用した請求書をつくることができるので便利です。

いかがでしょうか?
手書きの請求書やワードやエクセルでつくったテンプレートの請求書による作成の手間や管理の面倒に苦しむよりも、思い切ってWebやクラウドサービスで効率化することで、本業に集中する時間はいくらでも創出できます。
ぜひ、業務効率化のために考えてみてはいかがでしょう。

 

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