費用の決算整理で覚えておきたいこと3つ

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費用の決算整理で覚えておきたいこと3つ

日々の経理作業の総まとめとも言われる決算。

何をやっていいのかわからないと考えている社長も多いはずです。

今回は費用の決算整理について、3つのポイントに絞りながら、ご紹介していきたいと思います。

 

収入の決算整理で覚えておきたいこと3つ』で皆さんにお伝えした通り、決算は、本来継続している事業をある一定の期間に区切って集計するものになります。
そのため、年をまたぐような取引をきちんと確認する必要があるのです。
実際に具体的な事例を挙げて説明していきましょう。

当期に納品されていた商品があるとします。
ところが、この商品代金は来期に支払うことになっていた場合です。

このケースでは当期の必要経費として費用を計上しなければいけません。
一方で翌期以降に納品されている商品を当期中に先払いした場合は、当期の必要経費にはなりません。
来期の必要経費になります。
そして、この必要経費の勘定科目は前払金となります。
このように、年をまたぐ取引について、決算期末の買掛金の残高が正しいかどうかを確認します。

ポイント1 未払費用の確認をする

年をまたぐような取引のなかで、契約上の支払期限が到来しているのに、まだ代金を支払っていないものについては、未払金で処理します。
一方、継続的なサービスを受けている場合で、すでに提供されたサービスについて代金を支払っていない場合は、未払費用で処理します。
ただし、一般的には未払金も未払費用も厳密に区別することなく、費用の未払いという取引のときに使用されるケースが多いようです。

たとえば、従業員の給料の締め後分が未払費用にあたります。
給料の締め後分とは、次のようなケースです。
20日締めの25日払いで給料を支給している場合、21日から末日までの日割り分についてのことです。
日割り分については、年末に未払費用として処理することになります。
未払費用を計上する場合には、毎期継続してこの処理を行う必要があります。

まとめると、当期でサービスを受けたものの、翌期に支払をするものについては、未払費用になり、当期での必要経費になります。

ポイント2 前払費用の確認

火災保険や損害保険などの保険料は、一括して前払いすることができます。
このときに、前払いしたもののなかで、当期の分の保険については当期の必要経費にすることができます。
これを前払費用といいます。
この前払費用が正しく処理をされているかどうかをチェックすることが必要です。

勘違いしがちなのは、短期前払費用です。
保険などの中には支払った日から1年以内にサービスの提供を受けるものであれば、短期前払費用として処理をすることができます。
短期前払費用は、全額当期の必要経費とすることができます。
ただし、この場合には毎年継続して同じ処理をすることが必要になるので注意が必要です。

ポイント3 家事按分の確認

決算ときに確認する必要経費のなかで、忘れがちなのが家事按分の必要経費の確認です。
小さな会社では、自宅で仕事をしているというケースも少なくないでしょう。
そのような場合では事業用と家事用で必要経費を按分する必要があります。
この按分の割合をもう一度、決算のときに確認をします。

事業用と家事用での使用割合は、これという正解はありません。
その事業を営む上で必要なものが経費になるのです。

ただし、すべて必要経費として認められるというわけではなく、合理的な根拠は必要です。
たとえば、家賃の事業用と家事用の割合を計算する場合、床面積の比率や部屋の使用時間や回数などを考慮して計算することが必要になるでしょう。
車両の場合であれば、きちんと事業用で使ったか記録が必要になります。

一番いいのはドライブレコーダーなどを搭載しておいて、走行の記録をきちんと取っておくことが望ましいのですが、それが無理な場合は、ノートなどに記録をしておくのでもよいでしょう。
単に家族旅行で出かけたからというのでは必要経費にはもちろん、認められませんので注意が必要です。

家事用の部分は、事業主貸の科目で仕訳を行います。
按分は毎月仕訳を行ってもいいですし、決算時にまとめて仕訳を行うのでも結構です。

ちなみに、クラウド会計ソフト『ハイブリット会計Crew』の場合で家事按分の方法を見てみましょう。
こちらのサービスでは、すべての数字が確定した後、つまり決算時に行えるようになっています。

メインメニューから【決算】を選び、【家事按分】の項目をチェックします。
「1.家事按分の設定」から、按分する科目を選択し、家事割合(個人用)の割合を%で入力します。
もちろん、按分割合は、これまで紹介したように、具体的な根拠が必要になります。
次に「2.仕訳生成」から按分設定した科目を、事業主貸に振り替える仕訳を生成します。
すでに全額計上している経費から、個人用に使われた費用だけを事業主貸に振り替えます。
このように一気に按分ができるので、とても便利です。
⇒『ハイブリット会計Crew』ヘルプサイトでやり方を見てみる

まとめ

これまで決算の費用のチェック方法を見て来ました。
費用残高の確認は、少し面倒ですが会計ソフトやクラウド会計ソフトを活用すればとても簡単です。
無料で使用できるお試し期間を設けている会計ソフトもあるので、いろいろ試してみて自分に合ったソフトを探してみましょう。

 

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