見積書の書き方と効率化のポイント

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見積書の書き方と効率化のポイント売上を立てるために必要な見積書ですが、その記載のルールは業種や業態によってさまざまです。
一体、どこまで書けば、見積書に法的に有効になるのでしょうか?
今回は、見積書が法的に有効になる内容の書き方、法的に有効になる見積書を簡単につくる方法を紹介したいと思います。

見積書は法的には「申込の誘引」

見積書の提出は、お客様に申込みをしていただくための商取引の第1歩となります。
法的にはこの商行為を「申込の誘引」といいます。「申込の誘引」は商談において、双方の取引の意志を確認するという位置づけとなります。
いわば、取引をするための準備段階のための情報提供が、見積書なのです。
そのため、見積書の記載内容については、商品の提供をする側の意志を正しく明確に記載する必要があります。
具体的には、商品の仕様や支払い条件、引渡日、引渡場所などの項目です。見積書をお客様に提出することは、引き合いを注文にする手だてでもありますし、お客様にとっても商品の購入の具体的な情報源となりうるのです。

見積書が法的に有効になる瞬間

商品の売買契約が成立するためには、お客様の「申込」と商品を提供する販売側の「承諾」の合致が必要です(これを合意といいます)。
まず「申込の誘引」である見積書でお客様の意志の確認をして、次に、お客様が注文書で「申込」という法律行為に当たる意志決定を行い、最終的に売買契約に至るのが正しい取引のプロセスとなります。
ただし、一般的な商取引において、見積書をお客様に提示した時点で「申込」が成立してしまうケースもあります。
このため、見積書自体が「申込の誘引」か「申込」なのか判断しづらいケースも多いようです。
見積書が法的に有効になるケースでは、注文書に記載されている内容である次の3つの項目が重要になります。

すなわち、
1.商品概要(どんな商品であるか)
2.商品金額(いくらなのか)
3.引渡日(いつまでに欲しい)

の3つです。

大きく分けてこの3つの項目がお客様の意志として明確に記載されているかどうかが、「申込」という法律行為に対して有効になるかどうかの分かれ目となります。

見積書に最低限必要な項目は?

見積書に記載する内容は、1.商品概要、2.商品金額、3.引渡日の大きく分けて3つですが、一般的に見積書に最低限必要な項目は、以下の通りになります。

  1. 宛先
  2. 見積書の宛先です。

  3. 発行元
  4. 会社名だけでなく、発行責任部門、担当者、住所、電話番号、捺印欄も記載します。

  5. 見積書の番号
  6. 見積書を社内で管理するための番号です。
    番号をつけることで、その番号で見積書を検索することができるので管理が楽になります。
    また、客先から受注の連絡や、見積書の再発行の依頼があった場合にも便利です。

  7. 発行日または提出日
  8. 見積書の発行日や提出日です。
    発行日を設けることで見積書に有効期限を決定するときに必要になります。

  9. 見積金額
  10. 商品の金額です。

  11. 納品場所
  12. 商品をおさめる場所です。

  13. 納期
  14. 商品を納めるための期限を表します。

  15. 見積有効期限
  16. 見積書に有効期限を設ける意味は、見積書に記載された有効期限内であれば見積書記載金額で契約したいという申込を受け付ける、という意思を表示するということです。
    法的なルールはなく、自分で自由に決定できます。

  17. 商品金額の明細
  18. 商品の金額の明細です。
    本体価格、特別仕様の価格、納入費用、消費税など商品金額の内訳がわかるように記載します。

見積書作成にはテンプレートを利用し効率化を図る

一般的な見積書に最低限、記載する内容を紹介しましたが、見積書に書くための内容は業種、業態によって書く内容もさまざまです。
たとえば、「見積金額」ひとつ取っても、機械の場合では「本体価格」だけでなく、標準装備以外の「特別仕様」の価格、納入運賃や分解組立費用などの「付帯費用」の価格、機械の「下取価格」、「消費税」などさまざまな価格の内訳項目を設ける必要があります。
内訳項目を詳しく書かずに、「見積金額」だけで単純に表示すれば、お客様との認識の違いを明確にできず、トラブルの元になってしまう可能性もあります。
とはいえ、それらの作業を細かく行う時間もありません。
そこで、見積書を短時間で効率よく、ミスのないように作成するために、テンプレートを利用するのが一般的です。
インターネットで「見積書」と検索すれば、さまざまな無料のテンプレートを利用することができます。
こうしたテンプレートの多くは、ワードやエクセルでつくられているので、操作も簡単です。
しかしながら、こうしたテンプレートでは、見積書の発行は簡単でも、管理しておく手間がかかります。
そうした管理の手間を省けるのが、会計ソフトと連動したクラウドサービスの見積書です。

会計ソフトと連動している見積書を活用

たとえば、完全クラウドの会計ソフト「Crew」では2014年9月以降から、「Web見積書」サービスを利用することができます。
見積書の発行はオンライン上でロゴや社印を登録してオリジナル見積書をすぐに作成することができます。
一方、会計ソフトに入力されている取引先データを活用できるので、取引先ごとにそれぞれ個別の見積書を作成、管理することができるので、問い合わせが来たときにもすぐに対応することができます。
見積書はPDF化して、メールで取引先に送付することができるところも便利です。
もちろん、「Web見積書」は、クラウド上で利用するサービスですので、ソフトのインストールが一切不要で、インターネットにつながる環境があれば、いつでも利用することが可能です。
いかがでしょうか?

見積書作成も便利なサービスが次々と登場しています。
これらのサービスを活用して、本業に集中する時間を創出しましょう。

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