押さえておくべき請求書・領収書発行の2つのポイント

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経営者のみなさんは経理業務をやる必要はありませんが、だからと言って無関心でもいけません。

お金の流れを把握するためには、請求書と領収書の使い方を知る必要があります。

今回は、請求書と領収書、それぞれで押さえておくべきポイントを2つご紹介します。

請求書は月1回まとめて発行する

自社の商品やサービスをお客様に販売すると、B to Cの小売業でないかぎり、請求書を発行しなければ、売上を受け取ることはできません。

請求書は売上があがったらその都度発行する場合と、月末や25日など、決められた締め日一日だけに、1社毎にまとめて合計額を記入したものを一度に、相手先に送る場合があります。

月1回にまとめて、請求書を送ると、かなり作業負担を減らすことになります。

文具店に売っている請求書の綴りを購入して手書きで送る、エクセルで請求書の様式をつくりプリンタで印字する、販売管理ソフトを使う、どんな方法でもかまいません。

請求書以外の、納品書や物品受領書も大切にするようにしましょう。

いい加減に扱っていると、個数が合わなかったり、不良品があったときなどトラブルが発生したときの証拠がないことになってしまいます。

複写の4枚つづりのものを使用するのがいいでしょう。

振込明細書を領収書代わりにして効率化

自社の商品やサービスをお客様に販売し、請求書を発行し、その代金を受け取ると領収書を発行せねばなりません。

領収書を発行する際、以下はしっかりと押さえておきましょう。

  1. 宛名はフルネームで正確に
  2. 日付は元号(昭和、平成)を使用
  3. 金額を正確に記入
  4. 但し書きを付加する
  5. 自社の名称と住所を正確に記入
  6. 5万円以上の場合は収入印紙を貼り、割り印を押す

補足すると、領収書の発行先が会社の場合、消費税込み金額でも消費税別の金額でもかまいません。

個人の場合は、消費税込みの金額で発行します。

注意していただきたいのは、消費税別表記の場合、本体価格が5万円未満であれば、収入印紙の貼付は必要なく、消費税込みの表記の場合、合計価格が5万円以上であれば収入印紙が必要になります。

※平成26年4月1日以降に作成されるものについては、受取金額が5万円未満のものについて非課税とされることとなりました。

文具店で領収書の綴りを買ってきてもいいですし、エクセルなどで一定の書式を作成しプリントアウトしてもかまいません。

最近では請求書、領収書の発行を連動してくれるソフトもあります。

また、クラウド請求ソフト(Crew)という便利なツールもあります。

領収書は、請求書と違い、月に1度にまとめてというわけにはいきません。

枚数が増えてくると、本業を圧迫する原因になります。

銀行振込の場合、振込明細書が領収書代わりになりますから、発行の必要がありません。

新規の取引先には、最初に取引条件として提示すると受け入れてもらいやすいと思います。

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