マイナンバー対策~小規模事業者向けの資料が公開!

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マイナンバーの通知カード送付開始時期の10月が迫ってきました。

そんな中、小規模事業者向けのマイナンバー関連資料「小規模事業者必見!マイナンバーガイドラインのかんどころ~入社から退職まで~(平成27年4月版)」がWebで公開されました。

その中で小規模事業者が最低限押さえておくべき、場面ごとのポイントと留意点を簡単にご紹介します。

社員が入社した時

社員からマイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)を取得する。
取得の際は「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」で
利用することを知らせる。

  1. 社員からマイナンバーを取得したら、個人番号カード等で本人確認を行う。
  2. マイナンバーが記載されている書類は、カギのかかるところに大切に保管する。
  3. マイナンバーが保存されているパソコンをインターネットに接続する場合は、最新のウィルスソフトを入れる。

源泉徴収票などの作成

  1. マイナンバーを扱う社員を決めておく。
  2. マイナンバーの記載や書類の提出をしたら、業務日誌等に記録するようにする。
  3. 源泉徴収票の控えなど、マイナンバーの記載されている書類を外部の人に見られたり、
    机の上に出しっぱなしにしないようにする。

従業員が退職した時

  1. 退職所得の受給に関する申告書等、退職する人からもらう書類にマイナンバーが含まれている。
  2. 退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが間違っていないか
    過去の書類を確認することで対応可能。
  3. 保管期間が過ぎたもの等、必要がなくなったマイナンバーは廃棄する。
    マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけない。

支払調書の作成

  1. 税理士・司法書士・社会保険労務士や大家・地主の方等からマイナンバーを取得する。
    取得の際は「支払調書作成事務」等で利用することを知らせ、本人確認も行う。
  2. 社員のマイナンバーと同じく、カギのかかるところに大切に保管、最新のウィルス対策ソフトの導入、
    マイナンバーを使う社員の特定、業務日誌などへの記録、机の上に出しっぱなしにしない、
    必要がなくなったマイナンバーは廃棄をする。

まとめ

このようにマイナンバーの取り扱いは慎重な対応が必要になります。
社内でのしっかりとしたルールづくりを早期に行うことが重要です。

 

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