経費の支払いを効率化するために利用すべきものとは?

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8f991c0a833c1278d9a4e07cd6d16405_s以前の記事で、起業したてのような小さな会社にとって、経理を効率的にすすめていくのに大切なことは、

売上管理と同じくらい経費管理も大事

少額の経費、交通費や文房具費といったもののレシートや領収書をできるだけ集めておいたほうがよい

というところをご説明させていただきました。

つぎに、経費管理のうち大口の経費、たとえば仕入れ先への支払い、原材料費の支払い、人件費の支払い、外注費の支払いなどはどうすれば効率化していけるのかを考えていきます。

結論から申し上げますと、ネットバンキングの利用が効率化の鍵です。

支払いはネットバンキングで

ネットバンキングの長所は大きく分けて2つあります。

第一に、月末の銀行が混むときに、ATMの大行列に並ばなくてよいことです。

月末の銀行に行くというのは、ストレスを溜める行為以外の何物でもありません。

多くの人は、月末は朝から経理作業をやって、支払い先をまとめていると昼を過ぎてしまうことになります。

昼過ぎに銀行に行くと、もうATMには大行列ができていて、この列に並ぶと思うだけでうんざりしてしまいます。

なかには、ATMの操作のわからない高齢者の人がいて、係員がひとりつきっきりで教えていたりすると、周りから舌打ちされるような場面もあります。

さらに、そういうときに限って数台あるATMのうち、1台が故障したりして使えなくなることがあります。

そうなると、待っている人数が同じで、使えるATMの数は減りますから、必然的に待ち時間は延びてしまうのです。

これがネットバンキングだと、自社内でパソコン画面にて操作可能ですから、ものの数分のうちに作業完了となり、このような一連のストレスから解放されることになります。

取引記録をプリントアウトできる

第二に、ネットバンキングの取引記録をプリントアウトできることです。

ネットバンキングで支払い専用口座をもち、そこから振込、振替作業をおこなうと、銀行の通帳そのものが大口の支払い明細一覧として機能するのです。

ネットバンキングで支払口座を持つべき理由は、取引記録を一覧で見ることができ、プリントアウトできるメリットがあるからです。

一覧をプリントアウトできれば、その紙に内容を書き込むことができます。

たとえばA社に30万円の支払いをしたとすると「材料費6月分」、アルバイトのBさんに給与を6万円支払うと「6月分給与B」という具合に書き込めばいいでしょう。

他人にわからせる必要はなく、自分がわかればOKです。

もちろん、通帳そのものに書き込んでもかまいませんが、ボールペンなどで書き込み、間違ったとしても訂正はききませんし、その訂正内容を税務調査があったときに、逐一説明していくというのも面倒です。

プリントアウトした一覧に、必要事項を書き込んでおけば、通帳はきれいなまま保つことができます。

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