知らないと恥ずかしい?!見積書の書き方17のルールと3つの役割

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起業をして売上をあげるために必ず通るステップが見積書の提出です。

会社員時代は、担当の者に任せたり、決まったシステムに入力するだけで見積書を作成できたという方も多いと思います。

しかし、いざ自分で起業をしてみると、「そういえば見積書ってどのように書けば良いのだったかな?」と迷ってしまう方が多いようです。

そこで、本日は見積書の基本的な構成と作り方をご紹介します。それでは早速始めましょう。

最初に抑えておきたい見積書の3つの役割

見積書は「受注」のための大切なプロセスの一つです。特に、起業したばかりの経営者にとっては、まだ見積書のフォーマットが完成していない場合が多く、不完全な状態で出しているケースも多いのです。まずは、見積書の役割から見ていきましょう。

  1.  認識の違いを防止する役割:
    見積書には価格、支払条件、納品内容を明記することで認識の違いによるトラブルを防止する役割があります。
  2.  情報伝達の役割:
    社内、取引先、そして仕入先など取引の相手と内容・納期の確認を行うという役割があります。
  3.  発注の決意を促す役割:
    見積書があることで正式な金額を認識し、意思決定ができる側面があります。発注の決意を促す役割があります。

見積書にはこのような役割がありますが、それぞれの役割に関してどのような点に注意すればいいのでしょうか。次に注意点を見ていきましょう。

見積書でよくあるトラブルと注意するべきこと

  1.  見積書と内容が違うから支払わない!と言われないように注意する:
    見積書のトラブルでよくあるのが、「見積書と内容が違うから支払わない」と言って入金をもらえないケースです。納品内容と見積書の記載内容はしっかり合わせるようにしましょう。
  2.  安易な納期設定が元でトラブルが起きないようにする
    納期のトラブルも当然ですが、非常に多いです。安易な納期を設定しないように、チェック機能を持ちましょう。
  3.  見積書の提出が遅すぎて発注を逃さないようにする:
    トラブルへのリスクを考慮し過ぎて、発注のタイミングを逃さないようスピーディに見積書を提出できる体制を整えましょう。

金額、納期、納品内容で起こりうるトラブルを防止し、スピーディに出す事が重要です。受注出来る事が最重要ですが、しっかりと入金をもらえるように納品内容と納期には充分注意しましょう。それでは次に、早速見積書の作り方をご説明していきます。

見積りの書き方と、記載内容の解説

下記の見積書は代表的な書式です。一つ一つ記載項目を説明させて頂きます。

見積書

1. 宛先

見積書の提出先によって書き方を使い分けます。 「会社」対「会社」の取引の場合は、宛先を会社名にする場合が多いですが、依頼者によって宛先の書き方は違います。以下の3パターンを覚えておきましょう。

※支店長代理、部長代理などの、「○○代理」という肩書きの時は、「代理」をはずし書くことが多いです。

2. 通番

小売店など、見積書を出す機会が多い企業の場合、見積書作成ソフトなどのシステムを使うのが一般的です。その場合、データ管理上の目的で「通番」というナンバーをつけられるようになっています。この通番をつけることで、その番号で見積書を検索することができるので管理が楽になります。

また、客先から受注の連絡や、見積書の再発行の依頼があった場合にも便利です。

3. 発行日または提出日

見積書の発行日または提出日は必ず記載します。これは、見積書の有効期限を決定する際に必要となります。また、電話での打ち合わせの時や、受注などの際に、「○月○日のお見積書の件で」と伝えれば通じるようになるためコミュニケーションが円滑になります。

4. 提出者または作成者の印鑑

提出者または作成者の氏名を記載します。

(1)「会社」対「会社」の取引の場合は、社印(社判)を押します 。(角印で構いません)

(2)作成者の氏名の下または右横に、作成者の印鑑を押します。

 a. 作成者の印鑑のみの場合……印鑑を押す位置は上の記載例のように氏名の右横に押しても構いません。

 b. 上司に承認印をもらう場合…… 氏名の下の段の右端に作成者の印鑑を押します。 (役職が上の人を左側にします。)

※電話番号は忘れずに記載しましょう。

5. 見積書タイトル

「御見積書」「見積書」「お見積り」「お見積書」などというタイトルが一般的です。

先方の宛名よりも下の位置になるようにし、若干大きめの文字で記載します。タイトルの下に書いてあるビジネス文章は、内容に決まりはありませんが、見積もりを依頼してくれたことへのお礼や、ぜひ前向きに購入や導入を検討して下さいといったことを書きます。

【挨拶のビジネス文章例】

「このたびはお見積もりの機会をお与え頂き、ありがとうございます。下記の通 りお見積り申し上げます。ご検討のほど宜しくお願い申し上げます」

「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。下記の通 りお見積もり申し上げます。何卒宜しくお願い申し上げます」 など。書く位置は、上記の見積書見本をご参照下さい。

6. 見積金額

最も目立つ位置に、若干大きめの文字で記載します。この金額は明細の合計と合致するように注意しましょう。

7. 納品場所

商品をおさめる場所のことです。例えば「貴社指定場所」、「貴社本店倉庫内」、「貴店舗事務所内」などと記載します。

8. 納期

「◯年◯月◯日」というように日付を明記する場合と、「正式受注後2週間以内」の様に記載することもあります。

9. 見積有効期限

「本見積有効期限」とは、「この見積の有効期限」という意味です。

「本見積提出後2週間」などと記載します。

10. 明細ナンバー

商品コードなどを載せる場合もあります。

11. 項目

商品名や、サービスの内容を記載します。

12. 単価

商品などの場合は、単価を記載します。サービスについての見積もりや、企画、提案など、単価を書くのが難しい場合は空欄にします。

13. 数量 、14. 単位

商品などの場合は、個数を記載します。サービスや提案などの、数量 を書くのが難しい場合は一式と記載します。

15. 金額

単価×数量=「金額」という形で、計算した結果を記載します。パソコンを使用し、エクセルなどを活用すると便利です。上記の画像を参考に、テンプレートを作っておきましょう。

16. 備考

各項目ごとの補足説明のために使用する欄です。

使用例)

・ 品番や用途を記載する
・ 1つだけ別の日に納品するものにマークをつける、など。

17. 補足説明

全体にかかわる補足説明のために使用する欄です。

使用例)

「上記は○○の条件でお見積りしました。○○が必要な場合は別途お見積りします。 」などと明記します。

見積書の作成に困ったら

見積書の提出時に確認しておくべき3つのポイント

1. 上司の承認

見積書の作成自体が自動であったり、金額の設定に関する全任をまかされている場合は別ですが、会社対会社の取引の場合は、 上司の承認を得ます。承認印を忘れずに記載します。

2. 提出方法の確認

大きなプロジェクトの場合は、できるだけ持参し、説明をしたり先方の感触を生で感じる機会を得るが望ましいでしょう。 また、基本的には見積書は手渡しで提出するのが正式なビジネスマナーとされています。もし、 先方が遠方であったり、急いでいる場合には、FAXや、メールといった手段を用いることも多々あります。

持参するかどうかも含めて、提出方法については、先方に確認をするのが最良の方法でしょう。

メールで見積を送る場合のビジネスマナー・見積メール

メールで見積を提出する場合は添付ファイルの形で送ることになりますが、あらかじめ先方に「メールに添付ファイルを つけて送信させて頂きます」と必ず了承を得ましょう。

3. 提出期限を守る

商いはタイミングとスピードがとても大事です。見積を依頼された、ということは、相手方・取引先があなたの会社やお店の商品やサービスに興味を持ってくれた、ということです。

○月○日までに見積を出します、と約束した場合は、その期限を厳守しましょう。期限のない場合は、できるだけ早く提出するように心掛けましょう。

まとめ

見積書の最低必要事項をご紹介させていただきました。
最近では、見積書をはじめるとする、請求関連書類の作成や一元管理ができるクラウドサービスもありますので、活用してみてはいかがでしょうか。

 

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