知らないと恥ずかしい?領収書の書き方の6つのルールと基礎知識

領収書日頃、何気なく扱っている「領収書」ですが、いざ自分で作成することになると分からないことが多いものです。

例えば、以下のような事は作成したことが無い人は以外と知らないのではないでしょうか?

  • 金額の前に「¥」を金額の後に「ー」を書かなければいけない
  • 5万円以上の領収書には「印紙」が必要
  • 印紙の所に「割印」を押さなければならない

ビジネスを始めると、領収書を作成する場面は突然にやってきます。そんな時に、「領収書の書き方が分かりません」と言ってしまうと信用を大きく損なってしまいます。また、領収書は、経費や税金にも大きく関係するものなので、個人事業主や会社経営者にとっては、経費と領収書に関する知識は非常に重要です。

そこで当ページでは領収書に関して抑えておきたい基礎知識とルールをご紹介します。

1.まずは領収書の役割をあらためて理解しよう 

領収書は商品やサービスに対して、確実にお金を支払ったということを証明するための文書です。逆に、お金を受け取った側は、商品やサービスの対価として、お金を受け取ったということを証明するために使われます。

領収書の役割は大きく2つあります。

  1. 商品や・サービスの代金を支払ったことを証明するもの
  2. 支払った代金を再度請求されることを防ぐためのもの

領収書が支払いの根拠となり、過払いを防ぐことができます。

上記の役割からも分かるように、領収書は支払い側にメリットの大きい文書と言えます。本来、領収書はどんなものを買ったとしても、受け取っておく必要があるものなのです。なぜなら、税務調査などが入った時に、売上額の証明や経費の根拠は基本的に領収書で確認されるからです。もし、経費として計上している額が妥当と証明する領収書がない場合は、その認められていない部分に対する税金を払い直す必要が出てきます。

このように領収書は会社のお金の動きを証明するものなので、書き方にはルールがあります。このルールに則っていないと領収書として認められないので必ず抑えておきましょう。

2.領収書の書き方6つの基本ルール

 領収書は以下のように6つのパートで成り立っています。

領収書

詳しくご説明します。

①日付:領収書発行の日を書く

日付の記載は必須です。必ず、発行する日の日付を記載しましょう。

②会社の名称:領収書を受け取る会社の正式名称を書く

会社名は正式名称を記載する必要があります。

マエカブやアトカブには気を使い、㈱と略した表記も避けましょう。誤字がある場合、無効になってしまうこともありますので気をつけてください。また「上様」という表記をよく見かけると思いますが、これでは調査が入った場合にまず経費として認められない場合があります。

③金額:記載ルールに気をつけて書く

金額の記載は、改正や改ざんができないようにするために、記載方法にルールがあります。以下の3パターンのうちどれかを用いましょう

  • ¥○○○,○○○※
  • 金○○○,○○○也
  • ¥○○○,○○○ー

桁数を増やすなどの不正を防ぐために、3桁ごとに「,」を入れておきましょう。

④但し書き:何に対する支払いなのかを明記する

但し書きは、どんな商品やサービスに対する支払いなのかを特定する為に必ず必要な部分です。「品代として」という表記は一般的に使われがちですが、正式な領収書として認められない場合もありますので、何に対する支払いなのかが分かるように明記しましょう。

⑤印紙:5万円以上の領収書は印紙が必要

※平成26年4月1日以降に受取金額が5万円未満のものについて非課税となります

金額が5万円以上の場合は、収入印紙が必要です。

収入印紙は、売上代金を受け取った証明書になる文書に張らなくてはいけないものです。領収書を発行する場合は、収入印紙を張らないと収入印紙税の脱税にあたります。印紙税法第20条で下記のように規定されています。

第8条第1項の規定により印紙税を納付すべき課税文書の作成者が同項の規定により納付すべき印紙税を当該課税文書の作成の時までに納付しなかった場合には、当該印紙税の納税地の所轄税務署長は、当該課税文書の作成者から、当該納付しなかった印紙税の額とその2倍に相当する金額との合計額に相当する過怠税を徴収する。
国税庁より

つまり、収入印紙を張らなかった場合は、印紙の額面の3倍の金額を、過怠税として支払わなくてはいけない場合があります。5万円以上の場合は、忘れずに印紙を貼りましょう。

収入印紙は再利用を防ぐために、割り印を押す決まりとなっています。こちらも、忘れずに行ってくださいね。 

⑥領収書を発行する側の住所と氏名

最後に、領収書を発行する側の住所と氏名の記入をし、認め印を押します。

3.抑えておきたい領収書の基礎知識

それでは、次に領収書に関するよくある疑問にお答えします。

3.1 領収書はいつまで保存しておくべきか?

領収書の保存期間は、税法上は7年、商法上は10年となっています。個人で会社を経営している方や、個人事業主の方は商法は関係ありませんので、7年保存しておけば、まず問題ありません。

3.2 領収書はレシートじゃダメですか?

結論から言うと、レシートがダメということはありません。昔のレシートは、店名や住所、品名の記載がないものがあったため、レシートは証拠書類としては認められませんでした。しかし、近年のレシートは、領収書以上に品目の詳細が印字されているので、証拠力としては、領収書より高いのでは?とも言われています。とはいえ、レシートにもデメリットはあります。宛名が記載されていないため、誰が支払ったのかが不明確な書類なものです。

逆に領収書は、宛名が記載されているので誰が支払ったかのかが明確になるものの、会社にとって必要のない物でも「お品代」として処理できてしまいます。

例えば、本屋に行き、事業用の参考書籍を買おうが、私的な漫画本を買おうが、領収書上は「お品代」として処理ができてしまうんです。

領収書もレシートもメリット・デメリットがあります。レシートがダメということはありません。しかし、会社によっては領収書しか認めないというところも未だに多くあるため、現時点では、領収書で処理をするのが無難と言えるでしょう。

まとめ

普段何気なく扱っている領収書ですが、このようにビジネスにとって非常に大きな役割があります。これからは雑に発行したり受け取らないように注意するようにしてくださいね。