「公私混同」なんて言わせない!正しい経費の落とし方

LINEで送る
Pocket

「公私混同」なんて言わせない!正しい経費の落とし方高額な海外出張費や公用車での別荘通いなど、政治資金をめぐる「公私混同疑惑問題」が取りざたされています。
これは「公人の話だから」と、他人事として捉えていませんか?
経費を公私混同してしまうと、中小企業でもさまざまな問題が起きてしまうのです。
今回を機に、正しい経費の取り扱い方法を学びましょう。

経費って、一体どういうものなの?
経費精算を行う上で押さえておきたい基礎知識

経費を正しく落とすと節税対策になります。
しかし、不正な経費精算は、会社倒産を倒産に追い込む危険性があるのです。
今回を機に、正しい経費精算を身に付けましょう。

「経費」とは、会社がビジネスを行う上で必要な費用を指します。
つまり、経費を使ったことが、経営上プラスをもたらさなければいけないのです。
また、経費は賢く使うことで、利益を抑え、会社が払う税金を少なくすることができるのです。
とはいっても、何でもかんでも経費として支払えばいいわけではありません。
ビジネスに見合った正しい経費を使うことが重要です。

なぜ公私混同してはいけないのか

中小企業の社長さんの場合、自分の財布と会社の財布を混同してしまうケースがありますが、会社の経費をプライベートと一緒にしてはいけません。
経費を公私混同してはいけない理由は、経営上4つあります。

1.融資を受けられなくなる

銀行が融資を審査する際、無駄な経費を使っていないか、経営に関係ない資産がないかなど、決算書の内容を厳しくチェックします。
経費を公私混同しているのがバレたら、銀行は今後お金を貸さなくなるでしょう。

2.税務調査で指摘される

社長のプライベートな支出を経費として計上していないか、税務署は目を光らせています。
会社の経費にしていた社長個人の支出が税務調査で否認されると、追徴課税され、余計なお金がかかってしまいます。

3.不正が起きやすくなる

社長が経費を公私混同している様子は、必ず社員に伝わります。
すると、社員のやる気がなくなり、社内の雰囲気や、ひいては業績に影響を与えるでしょう。
また、「社長もやっているのだから」と、私的支出を経費に計上するなど、不正に手を染める社員が出てくる危険性が高まります。

4.資金繰りが悪化する

経費が増えると、当然ですが資金が減っていきます。
「今期は利益が出そうだから、経費を使い切ろう」と、行き当たりばったりで湯水のごとく経費を使うと、資金繰りが悪化します。
最悪の場合、会社が倒産してしまうこともあるでしょう。

経費として落としやすい飲食代の分類

経費として落としやすい飲食代について見ていきましょう。
飲食代は、「会議費」「交際費」「福利厚生費」などの科目に算入され、それぞれで性質が異なります。

「会議費」

会議に関連して弁当、茶菓子、その他これらに類する飲食物を供与するために要する費用です。
会議に関連した1人分の費用は5,000円が目安なので、その範囲内で収めましょう。

「交際費」

類似した科目として「接待費」「機密費」などがあります。
これらは、取引先や、その他事業に関係のある人に対して、接待・供応・慰安・贈答類を行うために要する費用です。

交際費が経費となるかどうかは、会社の規模と交際費の金額によって決まります。
資本金1億円以下の中小法人については、接待飲食費の損金算入方法を、次のいずれかから選択することが可能です。

・接待飲食費の額の50%相当額の損金算入
・800万円の定額控除限度額までの損金算入

取引先や社外のために利用する費用が「交際費」であるのに対し、「福利厚生費」は従業員の慰安を目的とした費用を言います。具体的には、次のようなものが挙げられます。

・創立記念日
・国民の祝日
・新社屋の落成式などに際し、従業員におおむね一律に社内で供与される飲食費用
・従業員等(従業員等であった者を含む)またはその親族等のお祝いやご不幸などに際して、一定の基準に従って支給される金品に要する費用(結婚祝い、出産祝い、香典、病気見舞いなど)

一部の者だけを対象とした旅行やパーティー等は、内容によっては交際費、もしくは給与とみなされる場合があるので気をつけましょう。

接待飲食費の領収書記載方法

経費として認められる交際費の管理には、領収書に明細を記録することが必須です。
まず、飲食店が出す領収書に以下の記載があるかチェックしましょう。

・宛名は会社名になっているか
・日付を確認。記載がない場合は記入
・料理店名と住所を確認。住所がない場合は裏面に記載
続いて、裏面に以下の内容を書き入れてください
・得意先名
・得意先の担当者氏名、役職名(○○部××課長△△様というように)
・当社との関係
・当社の担当者

参加者全員の名前を記載し、参加人数がわかるようにしておきましょう。

社長さんは領収書を経理担当に提出する立場にあります。
どの経費になるのか、何のために支出したのかをきちんと領収書に記しておきましょう。

LINEで送る
Pocket