請求書通りの入金を確実に手に入れるための8つの項目

LINEで送る
Pocket

キャッシュ·フローは、会社経営において最も重要です。特に会社設立後は資金も不足しがちで一つの請求書の入金が遅れたりするだけでも会社にとっては大問題です。

それが原因で倒産してしまうことだってあるのです。

そこで、今回は、請求書の額面通りの入金を円滑に手にするため8つのヒントをお伝えします。

ぜひ、参考にしてみてください。

 

1.必ず契約書を交わす事

起業した当初は契約書無しの仕事でも喜んで引き受けてしまいがちです。しかし、それは絶対にやめた方がいいです。契約書を交わすことを躊躇してはいけません。なぜなら、契約書を交わす事で、今後発生するかもしれない誤解やすれ違いによって、請求が未払いになってしまうことを避けたいからです。必ず、新しいプロジェクトのスタート時には、納品や支払い期日を確実に打ち合わせしておくようにしましょう。

2.初回の入金までは念入りにコミュニケーションを取る

クライアントとの信頼関係を築く一番良い方法は、定期的なコミュニケーションです。お互いの仕事と作業に対する理解を深めることができれば不満や不信感は出てきません。そして距離が縮まることで、クライアントも自然とお金支払わずにいられなくなります。特に初回の支払いまでは、密なコミュニケーションを取るべきです。

3.誰があなたに支払ってくれる人なのかを把握する

クライアントが中小企業ならば、支払処理をするのは経営者です。大企業が相手なら、財務部か経理部長です。 誰があなたへの支払いをするのか、実行する決定をするのかを知る事が重要です。誰かが分かれば、次はその人が信頼できる人かどうかを判別しましょう。支払いについて打ち合わせができるかどうかで、信頼できるクライアントかがわかります。 そして、請求書の項目(会社名、電話番号、請求書に対応する担当者の名前とメールアドレス)も確定しておきます。メールアドレスも実際に頻繁に使用しているアドレスなのか確認しておけると、より確実です。これで、請求書について連絡を取りたい時、どの人に連絡をすればいいか、的確な連絡先がわかります。

4.請求書の支払期日をはっきり伝える

請求書には、支払期日を必ず記載します。しかし、クライアントはその期日をはっきりと覚えていたり、認識できているとは限りません。実際問題として、クライアントはどの程度のあなたへの入金が重要かを知りません。請求書と合わせて、はっきりと電話やメールで入金期日を伝えましょう。事実、請求をはっきりと行えば行うほど入金の確立が増えるという調査結果もあるのです。請求書の文章も「30日までにお支払いください」とはっきり書くようにしましょう。

5.請求書は早めに送る

意外と見落とされがちですが、早く請求書を出すとクライアントは早く対処します。逆に、遅い請求書は入金遅延の大きな原因の一つです。なぜかというと、ほとんどの企業は会社に請求書が届かない限り、請求書の処理や支払いを行うことが出来ないのです。ですから、支払い手続きをしたいと思った時に必ず請求書が手元ある状態にしましょう。請求書を早めに送るということです。もし、仕事に満足をしてくれている相手なら、即入金というケースもあるでしょう。

6.請求、及び見積りの項目は明確にする

見積書や請求書の内容は、可能な限り的確・明確に表記しなければなりません。なぜなら、クライアントは仕事内容や作業項目が明確に把握出来ないケースの時に特に入金を渋る傾向があります。例えば、請求の項目に「ウェブサイト制作」と書かずに「12ページのデザインとHTMLのコーディング」と書くべきです。もっと明確にしてもいいくらいなのです。顧客に払わざるを得ないという印象を抱かせるために、最大限、項目内容を明確にしましょう。

7. 督促をしっかりする

請求書は通常三週間から三ヶ月の間で支払われます。スタートアップの企業にとっては、とても長い期間です。そのため、多くの中小企業は支払いの督促業務がしっかりと出来ていません。売掛金が蓄積するのはそのためです。売掛金の管理帳を持ったり、WEBサービスのダッシュボードを利用したりすることで、売掛金の期日管理と督促をスムーズに実施しましょう。入金が完全にされる会社になることが、しっかりした会社になることなのです。

8.法律を理解しておく

最終的には、そうした事態にはなりたくないですが、法律や裁判所となります。しかし、その手間や時間的コストは出来れば避けたいのです。その場合、内容証明を送るという方法があります。それでも反応が無い場合は、司法書士や弁護士に内容証明を代行してもらうこともあります。相手を裁判所まで呼ぶより費用がかからない効果的な方法です。それでも支払ってもらえない場合は、60万円以下の金銭支払いを求める訴えについて、小額訴訟という制度があります。簡易、迅速、低廉な裁判手続きで紛争解決を目指す制度です。そうした法的知識も身につけていく必要があります。

請求書の発行、管理に便利なクラウドソフト

LINEで送る
Pocket