今までよりも圧倒的に効率的になるための10の時間管理術

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時は金なりと言われますが、起業したばかりの新人社長は、まさにこの言葉を痛感していることでしょう。日々、予測していなかったことが起きて、やろうと思っていた仕事ができないという状況のオンパレードです。

そのままでは、会社の成長にも悪影響を及ぼしてしまいます。そこで、本日は今までよりも圧倒的に効率的に働くための時間管理術をご紹介します。

1.その日やることを全て書き出す

その日にあなたが行う予定があるものを全てカレンダーに書き込みましょう。仕事に関する予定だけでなく、ジョギングやショッピング、読書などの時間も含めます。更に寝る時間もあらかじめ書いておきましょう。そうすることによって、一日の残り時間が何時間なのか、自然と考えるようになります。もし、予定時間よりも早く終われば、時間に余裕が出来ます。もし予定時間をオーバーすれば、その後の余裕がなくなります。

そうやって更に効率的に一日を過ごせるようになります。

2.困難なタスクは最も頭が働く時間に対応する

一般的には、朝に、その日の最も困難なタスクに取り組むべきだと言われています。なぜなら、午前中は最もストレスのない時間であることが多いためです。最初に最も困難なことを終わらせていれば、残りの仕事もリラックスして対応できるので効率が上がります。

3.整理整頓する

机の上に資料が積まれていたりなど乱雑な場で仕事をしていてはいけません。資料を探すだけで時間が取られてしまいます。名刺の整理などもそうでしょう。貰った名刺を、パソコンのメーラーなどの登録するようにしておけば、後になって名刺を探す必要もありません。

さらに、特徴や印象なども書いておけば、何か連絡があった時に、すぐに思い出すことができるでしょう。

4.自分がやるべき仕事以外は任せる

もし、あなたが正しい人間と一緒に働いているなら、それだけでやることはどんどん減っていきます。そして心配ごとも減っていきます。そうでなくても、書類仕事などの雑務のように、やるべきことがはっきりと決まっていて、簡単に他の人に任せられるものはどんどん任せていきましょう。

例えば、あなたがマーケティングレポートを書かないといけないとしたら、必要なデータの収集や、過去の事例の調査などは任せてしまうことができます。そうすると、あなたはタスクが減って時間に余裕ができるため、より自分がやるべきことに集中できるようになります。

5.便利なサービスは積極的に活用しよう

現在は、ビジネスに関する多くの作業を便利にするツールがどんどん出てきています。

例えば見積書を作るなら、Make LeapsなどのWEBツールが便利です。また会議の際でも、Skypeを使えば移動の手間をなくすことができます。このように、生産性の上がるツールは積極的に活用しましょう。

6.前日に下準備を終わらせよう

寝る前に次の日にやるべきことを整理しておき、可能であれば下準備をしておきましょう。ぎりぎりまで引き伸していると、何か細かいミスをしてしまう原因となります。

7.できるだけ時間を無駄にしない

例えば、取引先へ向かう時の移動時間や、旅行中にできたちょっとした空き時間なども有効活用しましょう。ノートPCに、仕事のドキュメントなどを入れておけば、移動先でも確認することができます。また、Eメールなどの対応であれば、ちょっとした時間で行うことができます。PCの電源はいつも満タンにしておきましょう。

8.集中を妨げる要因を排除する

時には、オフィスの音楽を消したり、電話の音を小さくして、完全に目の前に集中できる時間を作ってみましょう。そうしたとしても、突然の来客があったり、電話が鳴ったりはしますが、少なくとも、目の前の仕事をしている時の集中力を高めることができます。もちろん、社内の社員全員にこのように、目の前の仕事に集中する時間を持つ事の大切さを共有しておく必要があります。

9.できないことは断る

時間管理が苦手な人は、自分が不得意なことでも頼まれると断れないという人が多いです。自分以外にそれができる人がいないというのであれば別ですが、あなた以外により効率的に頼まれたことができる人がいれば、その人に頼むように伝える方が良いでしょう。

10.やるべきことに焦点を合わせる

もっとも大切なことは、時間を効率化することではなく、あなたが本当にあなたがやるべき仕事に集中して取り組み、いつも以上の力を出せるように環境を整えることです。

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