会社の事業活動を象徴する「取引」はどう分類したらよい?

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会社の事業活動を象徴する「取引」はどう分類したらよい?
事業を始めると、さまざまな取引が行われます。
たとえば、お客さんと商品の販売契約をするという取引もありますし、取引先から商品を仕入れたという取引もあります。
掛けで取引をするケースもあるでしょう。
また、実際には事業の取引ではないのですが、建物が火災などで消失した場合も、帳簿上の取引としてみなされ、記帳する必要があるのです。
とはいえ、取引をどのようにして分類し、記帳すればいいのかわからないという社長も多いでしょう。
今回は、記帳するときの取引の分類の方法を紹介していきたいと思います。

「取引」を5つのグループで分ける

前述したように、帳簿のメインとなる「主要簿」である総勘定元帳には、事業活動で発生したすべての取引を記入していきます。
その際に、「資産」「負債」「純資産」「費用」「収益」の5つのグループに取引を分類して、記入をしていきます。
この5つのグループを「勘定」といい、それぞれの勘定をさらに細かく分けたものを「勘定科目」というのです。
たとえば、「費用」の勘定には、「水道光熱費」という事業で使用した光熱費の取引を分類する項目があります。
この項目に当たるものが、「勘定科目」になります。

ちなみに、勘定科目には、次のようなものが考えられます。

「資産」は、現金、普通預金、売掛金、商品(製品)、前払費用、仮払金、建物、エレベーターなどの建物付属設備、車などの車両運搬具などです。
「負債」は、買掛金、短期及び長期借入金、未払金、未払費用、前受金、従業員の源泉所得税や社会保険料などの預り金。
「純資産」は、資本金に相当する元入金。
「収益」は、売上、受取利息、雑収入。
「費用」は、仕入、外注費、役員報酬、給料手当、賞与、法定福利費、保険料、税金などの租税公課、減価償却費、支払利息、取引先が倒産し、回収できなかった債権などの貸倒損失、雑費。

勘定科目は、自分のオリジナルの科目もつくれますが、むやみに勘定科目を作り過ぎないようにしましょう。
なぜならば、前の事業年度と比較したときに、分析がしにくくなるからです。

このように取引を5つのグループに分け、勘定科目に分けて、総勘定元帳に記入します。
そして、それぞれの勘定の残高をすべて計算すると、「決算書」(損益計算書と貸借対照表)が出来上がります。
会社は1年間の業績や期末時点の財務状態を株主などに報告する必要がありますが、そのときに作成する必要があるのが、この「決算書」なのです。
そして、「決算書」を元にして、会社は税務署へ法人税の確定申告書を提出し、納税をします。
このように「決算書」の作成は会社にとって、とても重要なことなのです。

取引を2つの側面で捉える

ところで、5つの勘定の増減を性格に把握するためには、取引を「入」と「出」の2つの側面から見る必要があります。
たとえば、現金1,000万円を元手に事業を始めた場合、そのお金は会社の資産の増加としての一面があります。
その一方で、現金1,000万円を金融機関の融資で調達している場合は、借金になりますから、現金1,000万円は純資産の減少という側面もあるわけです。
このように、2つの側面で取引を帳簿に記載していくことを「仕訳」といいます。

5つの勘定には、それぞれ記載する位置が決まっています。
「資産」と「費用」が増加した場合には左側(借方)に記載する(減少した場合は逆に記載する)、「負債」、「純資産」、「収益」が増加した場合には右側(貸方)に記載する(減少した場合には逆に記載するというルールがあります。すべての取引は「左側(借方)」と「右側(貸方)」に分けて記帳するため、貸借(左右)は常に一致します。このため貸借対照表は、バランスシートと呼ばれるのです。

手書きの記帳は手間がかかる

記帳をするときには、まず取引を2つの面で「仕訳」して分解し、その取引を「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」の勘定に分け、さらにそれぞれの勘定の項目である「勘定科目」に分けるという作業が必要になるのです。
これだけでも、手書きの記帳はとても煩雑なことが理解できると思います。

こうした「仕訳」と勘定科目の分類がとても面倒だという場合には、会計ソフトを活用するのがいいでしょう。
会計ソフトには、それぞれの取引のパターンを選ぶだけで、会計ソフトが自動で取引を判断して記帳してくれるのです。

たとえば、「電気料金を現金で支払った」という取引があったとします。
この取引パターンを選び、日付と金額を入力すれば、「借方 水道光熱費 1万円/貸方 現金1万円」と自動的に仕訳をしてくれるのです。

もうひとつ、会計ソフトを導入するメリットがあります。
実は仕訳の方法は、事業の実務に即して他の方法を採用することが認められています。
たとえば、「補助簿」である現金出納帳や普通預金通帳などの記帳をきちんと行っているのであれば、それぞれの帳簿から直接、会計ソフトへの入力することもできます。
会計ソフトを導入して、記帳作業の煩雑さを一気に改善しましょう!

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