ITを最大限に活用する7つのポイント

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経理業務だけに限りませんが、ITの活用は、業務の効率化の大きなポイントです。

IT技術は日々大きく進化していきます。

その最新テクノロジーを存分に活用するために抑えるべきポイントを、今回は7つご紹介します。

ぜひ業務の効率化に役立ててください。

1.パソコン

まずITの活用については、パソコンが基本です。
パソコンは野菜や肉と同じ「生鮮品」と割り切って、最新のものを使用するようにしてください。

ほとんどは2〜3年経てばさまざまな要因により処理速度が遅くなります。

起動に1分以上かかるようになれば、買い換えの目安となります。

新しいパソコンを購入するときは、ショップを訪れ、実際に電源ボタンを押してから起動時間の一番早いものを選択しましょう。
OSの起動が遅いパソコンは、ソフトを起動するのにも時間がかかるからです。
壊れていないからという理由だけで、遅いパソコンを使っていると、それ自体が経営効率化の最大の妨げとなってしまいます。

2.通信環境

次に通信環境についてです。
オフィスや店には、ADSLやモバイルWi-Fiではなく、光ファイバーを敷設するようにしましょう。
やはり無線よりも有線のほうが安定しますし、速度が段違いに早いです。

契約した会社の光ファイバープランのなかでも、一番速度の速いものを選んでください。

パソコンと通信手段の最速化は、これ以降に述べるものすべての効率化の基本となります。

3.Google Chrome

パソコンで使用するブラウザは、既存のものではなく、Google Chromeをインストールし、使用することをおすすめします。
既存のWindows Internet Explorerは、インターネットの使用だけでなく、Windows本体のプログラム管理と密接に関連付けされているため、ネットを見るときに、何かと問題が起きてしまいがちです。

Google Chromeであれば、ネット閲覧専用のブラウザですから、すべてにおいて処理速度が速いという長所があります。

のちほど詳しく述べるネットバンキングや、クラウド会計ソフトを使用されるのであれば、なおさらです。
Internet Explorerは、会計ソフトだけでなく、他のクラウド型のアプリケーション全般に弱いように感じます。

4.連続読み込み機能付スキャナー

次は、スキャナーです。おすすめは卓上型のもので、連続読み込みができるものです。
さまざまな紙の経理書類を、あっと言う間にデータに変換してくれるでしょう。
一度使うとその機能性の高さから、絶対に手放せなくなります。

コピー機をレンタルし、そのスキャナー機能を利用されるのであれば、同じくオートシートフィーダ(自動紙送り)機能がついたものを選ぶようにしましょう。
一枚一枚手差しをする手間が省けます。

5.ネットの電子請求書発行サービス

請求書発行については、ネット上の電子請求書発行サービスがあります。

通常の勤務時間が終わってから、社長自らがExcelなどのパソコン上に、金額や取引先のデータを入力する。
そして、その請求書をプリンターで印刷して、一枚ずつ封筒に詰め、ノリを付けて、切手を買ってきて、封筒に貼り付けて、相手の住所や氏名を書いて、ポストまで歩いていって投函する。
実は請求書を発行するには、一つひとつの作業は短いのですが、あまりにも多くのプロセスがあります。
また発行枚数が増えてくると、意外に膨大な時間がとられてしまうのです。

平均的な社長の時給は個人差がありますが、約5,000円といわれています。
1時間机に向かって、5枚の請求書を発行すれば、一枚につき1,000円のコストがかかっている計算になります。
もちろん、この5,000円の時給は粗利から経費として計算するわけですから、実際の売上金額に換算すると1万円以上になるかもしれません。
クラウド請求書発行サービスでは、ネットに接続できる環境があれば、ブラウザ上から必要なデータを打ち込むだけで、1通あたり約200円で、すべての作業を代行してくれます。

また、クラウド会計ソフトは、同様の請求書発行機能がついています。
こちらは、日々の売上管理のなかで、請求書の発行が必要なものだけを選択し、ボタンを押すだけで取引先の名前や、請求額を改めて入力することなく、発行できる点がメリットとなります。

6.ネット対応型電子レジスター

美容室、飲食店、雑貨店などで起業するに欠かせないのがレジスターです。
購入するのであれば、電子レジスターを選択するようにしましょう。
レジの記録を手書きで、売上日報に写していくのはたいへんですし、経営者がその作業で疲れてしまっては元も子もありません。

電子レジスターであれば、転記の作業を減らせますし、さらにネット対応型であれば、自分が店にいないときでも、売上速報などをメールで知らせてくれますから、よりすばやい経営判断ができるようになるはずです。
最近では、価格もさがってきていますし、タブレットやスマホと連動してくれるサービスもありますので、ますます使いやすくなってきていると思います。

7.クラウド

すべてのIT技術が霞んでしまうほど凄いIT革命がクラウドです。

クラウドとはcloud=雲であり、クラウドコンピューティングの略称です。
データやソフトウエアを自分のパソコンや携帯電話ではなく、インターネット上に保存する使い方のことです。
これを会社の経理に使用すれば、さまざまなメリットが生まれます。

クラウドによって、自社と会計事務所がつながると、リアルタイムでお互いが情報共有できるようになります。
簿記知識がなくてもウェブ上で簡単に記帳ができたり、請求書の発行、入金の管理、領収書の発行、決算書の作成、税務申告までがシームレスにつながるのです。

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