経理を「見える化」してスリムにする その1

経理を「見える化」してスリムにする その1ここでは、皆様の会社の経理部門をどのように改革していくべきかその具体策を一緒に考えていきたいと思います。

経理を改善するにあたり、まず一般的にどのような改善パターンがあるのかご紹介します。

改善パターンを考える上では「1.従業員数」「2.業種」が基礎となります。

改善点を重点的にスリム化する

「①従業員数」は、経理業務の全体的なボリューム、つまり何人必要かを決定する際の最も重要な判断材料です。

ひとつの目安としては、従業員30名以下の会社であれば、1名で十分です。
自分の会社は従業員が40名だから、2名以上が適正かというとそうではありません。
たしかに、月末月初は2名必要かもしれませんが、それは正社員として増員するのではなく、そのときだけ、派遣社員やパートを雇うようにしましょう。

また、「②業種」によっても改善点は異なります。
たとえば、消費者相手の小売業であれば、顧客に直接販売する業種であるため、どちらかというと、日々の現金収入の管理をいかにスリム化するかという点がポイントです。

メーカーであれば、製品をつくる際に、多種の材料を仕入れなければいけませんから、仕入先から届く数多くの請求書に対する支払い業務と同時に、製品を卸す顧客先企業に対して、請求書を発行し、入金を催促して確認する作業が中心となるはずです。

このように、業種の違いによって、経理に求められる作業内容は異なります
まずは、皆様の会社の経理が他の業種と比較して、どこが違うのかを明確にしてください。
自分でわからなければ、税理士などに他社事例を求めてもいいでしょう。

そして、
「建設業では、建設部材の請求書への振込業務が忙しい」
「通販業では、入金の消し込み作業に多くの時間をとられる」
「メーカーでは、原材料在庫の棚卸に手間がかかる」
「卸業では、消費税の計算が難しい」
といったように、業種業態で改善すべき点については一定のパターンが存在します。
まずは、その点を重点的にスリム化することを心がけましょう

また、業務ボリュームによっては、外部に任せる、つまり、アウトソーシングが可能かどうかを検討しましょう。

最近では、請求書の発行作業のみ、入金の消し込み作業のみ、振込作業のみ、といった個別サービスを利用することが可能です。
いずれにせよ、改善点を見つけ、経理作業をスリム化した後でないと、たとえ外部に出したとしても、業務フローが複雑、または特殊といった理由から高額なコストがかかってしまうでしょう。

それでは、ケース別に経理業務改革のポイントを見ていくことにしましょう。

新規開業、新設法人のスリム化のポイント

創業まもない会社では、ほとんどの会社が、社長自らが経理を担当しているはずです。
ですが、これが「大きな落とし穴」となります。

創業まもない時期は会社の今後の発展にとって、一番大切な時間だからです。
たとえば、美容院を経営している社長さんがいたとします。
その社長さんは、夜、店を閉めたあと、毎日2時間も残って、一人でレジの現金売上を計算して、銀行の夜間貸金庫にもって行くという作業に忙殺されていました。

もし、社長さんが、そんなことに時間と労力をとられていたとしたら、その店の将来は目に見えていいものにはならないでしょう。
そのような会計作業に従事するぐらいなら、翌日朝早くから、新規顧客開拓のための営業戦略を練ったり、技術レベルが上がらないスタッフ育成のためのOJTに時間を割いたりしたほうが、よっぽど売上に貢献するというものです。

これは美容業に限ったことではなく、創業まもない社長さんには、共通の落とし穴だと思います。

このような規模の会社の社長さんは、領収書や売上の仕訳や記帳といった仕事は、迷わずアウトソーシングに出してしまいましょう。
結果的にコストが安くつくからです。
もし社長さんの時給が、少なく見積もって3,000円だとして、毎日の経理作業に2時間の時間をとられているとします。
これは、3,000円×2時間×25日間(1カ月の実働日数)=月額15万円、の見えない経費を使用していることになります。

また、皆様の会社が、消費者相手に少額の商品やサービスを販売する業種ではなく、社員が自分一人だけ、または2~3名以下の会社であれば、そもそも経理事務のために人を雇うような業務量は発生していないはずです。

事実、すべての経理業務を数万円で請け負ってくれる会計事務所があります。
創業まもない時期だからこそ、自分で経理事務をやりたいという誘惑を断ち切り、外部に任せるようにしてください。

 

経理業務アウトソーシング化のメリット

従業員10名以内の会社のスリム化ポイント

従業員10名以内の会社であれば、業種によっては粗利は異なりますが、経理をはじめ事務などの間接部門にコストをかける余裕はないはずです。
ですから、総じて経営者自身かその奥様が、仕訳をしたり、給与計算したりといったことまで、担当している場合が多いようです。
また、経理担当者がいたとしても、業務量が少ないので、電話受けや来客者への応対といった総務業務、営業資料の印刷といった営業補助の仕事を兼務していることが多いはずです。

このような会社の経理事務を効率化する方法としては、まず、その兼務している内容と経理業務を分けることからはじめます。
すると、経理業務全体のボリュームが見えてくるはずです。
全体のボリュームが見えれば、そのなかで、どんな経理作業に時間をとられているのかを分析し、スリム化していくようにします。

この規模の会社が陥りやすい落とし穴、それはパソコン会計です。
中途半端にパソコン会計が導入されている分、そこに時間や労力がとられてしまうのです。

結論からいえば、この規模の会社も新設法人同様、すべての経理業務をアウトソーシングすべきです。
また、飲食店でアルバイトを10名ほど雇っていて、社会保険を含め、それぞれの給与計算が大変な場合、給与データを渡すと、1カ月の給与を計算し、そこから各種社会保険料を控除し、給与振り込み業務まで行ってくれるアウトソーシング会社が、インターネットで検索すればたくさん出てきます。

このように経理業務のスリム化をすると、この規模であれば、月2日の作業量まで圧縮できるはずです。
その上でアウトソーシング会社に経理事務全体を依頼すべきだと思います。

従業員10名以上30人以内の会社のスリム化ポイント

あなたの会社では、売上などの数字に対して、いくらまで経理部門に関する経費をかけていいか、そのような観点で経営をしているでしょうか。
営業部門であれば、広告宣伝費は売上の10%以内というように、基準を決めて行っている場合が多いと思います。
また、メーカーであれば、人件費をのぞく原材料費は、製品価格の30%以内というように、会社ごとに決められた数値があるはずです。

ところが、不思議なことに経理となると、その基準をもって運営している会社はほとんどありません。

黒字企業の多くが経理にかける、いわゆる間接費用は、粗利益の2%程度となっていることがある調査で明らかになっています。
また赤字企業の場合、それが4~5%に跳ね上がっています。
仮に、従業員数100名、売上高10億円、粗利益が2.5億円の会社があるとしましょう。
この会社の経理コストの基準は次の通りです。

2.5億円×2%=500万円

ですから、この規模の会社になってはじめて、経理社員を一人だけを雇うことができます。
パートタイマーになれば、正社員の人件費の3分の1程度ですから、半分以下の規模でようやく1名おくことになります。
もちろん、その前に、経理作業全体のスリム化が大前提です。

また、経理担当者を一人雇えるからといって、その担当者に単なる会計処理や経費精算などのルーティンワークをさせてはいけません。
毎月の会計処理、経費精算にはじまり、年一回の決算までを含めて、すべてアウトソーシングしてください。
そのほうが、間接業務にかかる費用を抑えられます。

そして、その人件費で、財務担当者として、一人の経理マンを雇うというのも選択肢の一つです。
もしくはまとめて会計事務所に任せるのも一つの方法です。

経理業務のマトリクス



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