宅配便代や郵便代、ちょっとした消耗品代、お客さん用の新聞や雑誌代など、会社のなかの細々としたお金。
こうしたお金は小口現金で処理するのが一般的です。
しかしながら、小口現金の管理は意外と面倒だと思っている社長も多いのではないのでしょうか？
小額といっても盗難の恐れもありますし、経理担当者がいない小さな会社では、現金の出し入れをひとつずつ現金出納帳に記帳するのも面倒です。
今回は、そんな小口現金を簡単に管理する方法をご紹介します。
小口現金の５つのデメリット
小口現金は、現金を扱うため担当者を置くか、社長が小口現金の担当者となるケースがあります。
次のような順序で小口現金を処理します。
- 従業員が必要な金額を伝票に書いて担当者に渡す。領収書などの後精算がある場合は、領収書に添付して提出してもらう。
- 担当者は小口現金の金庫から出して支払い、伝票に書かれた科目と金額を小口現金出納帳に記帳していく。
- １日の業務が終わった後、小口現金出納帳と照らし合わせて小口現金の残高を数えて、金種ごとに集計表に記入する。
- 月末に小口現金の残高と小口現金出納帳の残高が合っているかを確認する。
郵便代や交通費など細々とした支出を管理するために便利な小口現金ですが、その管理には意外と時間と手間がかかるものです。
もちろん、人が管理するものですから盗難や紛失といった事故も起きます。
小口現金出納帳と照らし合わせながら、日々の締めを行うだけで１時間ぐらいかかるところもあるようです。
また、出張費などの後精算がある場合、その精算のための釣り銭を準備しなければならず、どうしても処理に時間がかかってしまいます。
もちろん、経理担当者も小口現金の管理に大きな時間を割かれることになりますし、ましてや小さな会社では社長がやる場合などはムダ以外の何者でもありません。
１時間かかる手間を社長が自ら行っていたら、明らかに時間のムダですし、計算間違いを起こせば、さらに、余計に時間がかかります。
そうした生産性のない仕事に従事しているよりも、その分、本業に時間を割いた方が会社のためになります。
そこで、これまで見て来たように、小口現金には５つのデメリットがあるように思われます。
小口預金の５つのデメリット
- 現金を扱うため担当責任者を新しくつくる必要がある
- 現金の入出金のたびに、現金出納帳への記帳が必要になる
- 毎日、小口現金出納帳を調べ、その残高を確認するという手間がかかる
- 毎月月末にも残高を確認する作業があり面倒
- 盗難や紛失などが発生し、残高が合わなくなることも多い
このように、小口現金にはいくつかのデメリットも存在します。
それでは、小口現金をもっと簡単に処理できる方法はないのでしょうか？
社長が立て替えて、毎月１回振り込むようにする
ポイントは「小口現金はまとめて月に１回精算をする」ということです。
小口現金で現金の出し入れをその都度行えば、その仕訳をすべて小口現金出納帳に記入しなければいけません。
しかし、月に１回の精算でいいということになれば、たった１回の仕訳で済むことになります。
要するに、交通費、文房具代、郵便代、雑誌、新聞代と１カ月の間に、使った経費をそれぞれ一つにまとめて、１つの仕訳で処理をしてしまうということです。
こうなれば、現金出納帳への記帳もまとめて行うことができますし、残高の確認もその都度行う必要はないので、記載ミスや計算間違いというのも防ぐことができます。
さらに毎日１時間かかる小口現金の管理も月数時間で終わらせることができて、大変合理的です。
会社に現金を置かないようにする
１つに仕訳をまとめるためには、現金の出し入れは、社長がすべて立て替えることを前提にしなければいけません。
そして、キャッシュレス化します。
すなわち、決まったお金を小口現金の預金口座をつくり、そちらで小口現金を管理するのです。
社長は小口現金の口座に毎月１回振り込むことにします。
こうすれば、現金の出し入れは、すべて銀行で預金通帳やカードを使って行うことになります。
会社で出し入れするわけではないので、小口現金の盗難や紛失といった事故を防ぐことができます。
しかも、預金通帳にすべての取引が記載されるので、小口現金出納帳の記帳が必要なくなるのです。
とても便利ですね。
お金をかけずに小口現金を管理できる
いかかでしょうか？
このように小口現金の仕組みを整えることができれば、専任の経理担当者を新たに雇う必要もなければ、自分自身が忙しい中、苦しい思いをして小口現金を管理する必要もありません。
まったくお金をかけずにできるのです。
小口現金の管理に困っている社長さんは、ぜひ、この方法を試してみてください。
