マイナンバーを扱う具体的なプロセス

マイナンバーを扱う具体的なプロセス

中小企業はマイナンバーを具体的にどのように取り扱うのでしょう。

収集
保管
利用
提供
の各場面における取り扱いプロセスと、それぞれの注意点を理解する必要があります。

収集から提供までをイメージし注意点を理解しよう

企業では従業員とその扶養家族のマイナンバーを収集することになります。
その際には「利用目的の明示」と「本人確認」のルールを守りましょう。
利用目的の明示については、従業員に事前に案内していれば、それを再確認すれば問題ありません。

本人確認は、番号確認と身元確認を合わせて行います。
原則的にはマイナンバーの通知カード+運転免許証などの組み合わせが推奨されています。
ただし、雇用契約時に身元確認を行っていれば、事務取扱担当者または責任者が認めれば、通常は番号確認だけで構わないことになります。
従業員の扶養家族に対する本人確認は、従業員自らが行うことになっております。

マイナンバー取得の際の本人確認

続いてマイナンバーの「保管」です。
マイナンバーが記載された書類の管理には、施錠可能な書庫等で厳重に保管することが求められます。
しかし、通常業務でパソコンを活用しているのならば、収集時にパソコン等に入力し、電子データとして保管することをおすすめします。
紙ベースよりも紛失、漏えいのリスクが小さいからです。
なお、入力された従業員などの個人番号データは、事務取扱担当者及び責任者以外は、見たり出力することができないようにすることが求められます。

マイナンバーをそのまま社員番号に使うのは不可

マイナンバーの「利用」に関しては制限があります。
一般の中小企業の場合、マイナンバーの利用・提供は、源泉徴収票や給与支払報告書などのように、税務署や地方自治体などの行政機関、社会保障関連では健康保険組合などに提供する場合に限定されています。
なので、社会保障および税の分野以外で社員のマイナンバーを使うことはできません。

マイナンバーをそのまま社員番号として使ったり、マイナンバーで社員の営業成績や人事考課を管理するようなことは、たとえ社員本人の同意があったとしても違法になります。

保存期限が定められているマイナンバー記載書類の場合は、保存期限が到来したら、速やかに廃棄する必要があります。
電子データとしてマイナンバーを保管している場合、利用目的とする書類の保存期限に合わせてデータを廃棄します。
これは、継続利用が予定されなくなった、退職者のマイナンバーに関しても同様です。

マイナンバーを電子データで保管、利用する場合の技術的安全管理措置は、電子データとして登録・保管されているマイナンバーへのアクセス制御が中心となります。
ユーザーIDやユーザーアカウントは取扱担当者や責任者がそれぞれ設定し、同一のIDやアカウントを使い回してはいけません。
パスワードは第三者に漏れることがないよう、しっかりと管理しましょう。

マイナンバーの保管はクラウドが便利

マイナンバーを紙で保管する場合、マイナンバーが記載された書類は、鍵のかかる棚や引き出しに保管する必要があります。
また廃棄する場合にはシュレッダーが必要です。

電子データとしてクラウドで保管する場合は、紙の場合と同様に、取り扱い責任者を決める必要はありますが、クラウドソフト上ですべて完結できるので、特別に何かを準備する必要はありません。
登録や廃棄もかんたんに行うことができます。
また金融機関同様の強固なセキュリティで、漏えいのリスクは紙での管理よりも格段に低くなり、安全です。

 



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