領収書の書き方の7つのポイント!但し書きや内訳どう書けばいい?

株式会社SoLabo 代表取締役 田原広一
この記事の監修
株式会社SoLabo 代表取締役 / 税理士有資格者
資格の学校TACで財務諸表論の講師を5年行う。税理士事務所勤務を経て、平成23年より個人で融資サポート業務をスタート。
平成27年12月、株式会社SoLabo立ち上げ。
会社設立支援や資金調達支援など、これから起業を検討している方やすでに起業している経営者の皆さんを様々な角度からサポートしています。

領収書

日頃、何気なく扱っている「領収書」ですが、いざ自分で作成することになると、正しい領収書の書き方が分からない方も多いのではないでしょうか。

ビジネスを始めると、領収書を作成する場面は多々あります。また、領収書は、経費や税金にも大きく関係するものなので、個人事業主や会社経営者にとって、領収書に関する知識は必須です。

そこで今回は領収書の書き方の7つのポイントと覚えておきたい基礎知識をご紹介します。

1.領収書とは?領収書の役割

領収書とは商品やサービスに対して、確実にお金を支払ったことを証明するための文書です。逆に、お金を受け取った側は、商品やサービスの対価として、お金を受け取ったことを証明するために使われます。

領収書の発行は必須ではありませんが、領収書を求められた時には、発行する義務があります。

企業に勤めている人が経費精算を行うために経理担当者に提出したり、企業や個人事業主が確定申告を行ったりする際に売上の根拠や経費の根拠として使用されるのが領収書です。

万が一、経費として計上している額が妥当と証明する領収書がない場合は、その認められていない部分に対する税金を払い直す可能性も出てきます。

このように領収書は会社のお金の動きを証明するものなので、書き方にはルールがあります。このルールに則っていないと領収書として認められないケースがありますので、必ずおさえておきましょう。

(1)レシートとの違い

昔のレシートは、店名や住所、品名の記載がないものがあったため、レシートは証拠書類としては認められませんでした。しかし、近年のレシートは、店名や発行日、商品やサービスの内容、金額がきちんと印字されているため、領収書とレシートは区別されず、税法上は同じ物として扱われています。

ただし、会社によっては社内ルールで「領収書でしか経費精算は認めない」としているところもありますので、事前に確認しておきましょう。

2.領収書のフォーマット

領収書のフォーマットに特に決まりはありませんので、市販の領収書やExcelなどの領収書テンプレート、領収書作成ソフトやツールなどを活用しましょう。

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3.領収書の書き方7つのポイント

領収書の書き方

(1)日付の書き方

日付は領収書を発行した日付を記載します。年は西暦と和暦どちらで記載しても構いません。

【記載例】

  • 2020年9月1日
  • 令和2年9月1日
  • 2020/9/1

(2)宛名の書き方

宛名は支払者の氏名や企業名を正式名称で記載します。社名の(株)は省略せずに「株式会社」と書きましょう。前株なのか後株なのかもきちんと確認してください。

口頭で社名が聞きとりにくい場合は名刺をお借りして転記すると間違いがありません。

なお、宛名に「上様」と表記すると領収書として無効と判断されるケースがあるため、避けましょう。

(3)金額の書き方

金額は受け取った代金を税込金額で記載します。

金額を記載する際には、改ざん防止のため、次の3つのルールを守りましょう。

  1. 冒頭に「¥」「金」をつける。
  2. 3桁ごとに「,」をつける。
  3. 末尾に「-」「也」「※」をつける。
【記載例】

  • 金20,000也
  • ¥20,000-

(4)内訳の書き方

内訳は代金の税抜金額と消費税額を分けて記載します。

内訳の欄がない場合は、金額の下に「(内、消費税\○,○○○-)」と記載すると親切です。

なお、食料品など軽減税率対象の商品がある場合は、税率ごとに分けて記載する必要があります。

(5)但し書きの書き方

但し書きは提供した商品やサービスの内容を具体的に記載します。

「お品代として」という表記は一般的に使われがちですが、正式な領収書として認められない場合もありますので、「飲食代として」「書籍代として」「セミナー参加費として」などと何に対する支払いなのかが分かるように具体的に明記しましょう。なお、軽減税率対象の商品がある場合は、軽減税率対象である旨を必ず明記しましょう。

品目が多く領収書に書ききれない場合には、購入明細や納品書を添付するのもひとつの方法です。

(6)収入印紙

受け取った代金の消費税抜きの金額が5万円以上の場合には収入印紙が必要です。

金額によって貼付する収入印紙の金額が異なりますので、詳しくは国税庁のホームページでご確認ください。なお、消費税額が区分記載されていない場合は、消費税込みの金額で収入印紙の金額が決まるので注意が必要です。

◆収入印紙の金額

記載金額税額
5万円未満のもの非課税
5万円以上100万円以下のもの200円
100万円を超え200万円以下のもの400円

なお、収入印紙を貼り付ける時は、再利用されないために「割印」を忘れずに押しましょう。

収入印紙についてはこちらの記事もあわせてご参照ください。

いくらの領収書から収入印紙が必要なのか?領収書と収入印紙の基礎知識

(7)領収書を発行する側の情報の書き方

発行者情報は領収書を発行した自分自身の会社名や店舗名、住所、連絡先を記載します。

偽造や改ざん防止のために慣習的に行われている押印ですが、法律上は押していなくても問題ありません。

また、手書きのかわりに社判を利用することも可能です。

4.領収書の3つのルール

(1)領収書の保存期間

法人の場合、原則として7年間保存しなければなりません。

個人事業主の場合、青色申告の場合は7年間、白色申告の場合には5年間の保存が定められています。

(2)クレジットカードで支払いがあった場合の領収書

クレジットカード払いで取引された場合は、金額が50,000円以上であっても収入印紙を貼る必要はありません。

ただし、領収書中に「クレジットカード利用」や「クレジット取扱」と明記が必要です。

(3)領収書の再発行を求められた場合

領収書を紛失したなどの理由から、領収書の再発行を依頼されることがあります。

しかし領収書を再発行すると、相手方に領収書を不正使用されるリスクがあるため注意が必要です。

再発行をする際には、領収書に「再発行」という表示を入れ、日付は再発行をする日を記入します。こうすることで、領収書を二重に発行したわけではないということを証明することができ、経費の水増しなどの不正利用されずにすみます。

まとめ

普段何気なく扱っている領収書ですが、書き方にはルールがあります。

間違った書き方をしてしまうと、領収書としての効力が無効となってしまうケースもありますので、正しい領収書の書き方をマスターしておきましょう。

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