セミナーを実施するにあたり会場を選ぶポイント

セミナーを実施するにあたり会場を選ぶポイント

セミナーや勉強会を開催する上で、大切な要素のひとつが「会場」です。
会場選びによって集客にも大きく影響してきます。

特にビジネスパーソンを対象としたセミナーとなると、
・駅から近い
・清潔感がある
・雰囲気が落ち着いている
などの会場の方が人が集まり易い傾向にあります。

費用を抑えて安っぽくみすぼらしい会場で開催してしまうと、セミナー主催者のブランディングや販売促進効果が薄れてしまう可能性が高いです。

そこで、ビジネスパーソンを対象としたセミナーを開催するために
選ぶべき会場のポイントをご紹介します。

セミナー会場を選ぶ7つのポイント

1.アクセス

なるべく交通の便が良いところを選びましょう。
主要駅の近くや乗換に便利な駅、また線がいくつか通っている駅の近くがベストです。

2.会場の収容人数

セミナーを企画した際に目標とした参加人数に合わせて選びます。
集客状況によって参加人数に変動があることに加えて、講師のための席やスタッフ席なども考慮して、会場の広さを決めます。

*参加率の注意点
有料セミナーと無料セミナーで率は異なり、一般的に有料の場合は9割、無料の場合は5~7割と言われています。

*よくある「収容形式」の違い
セミナー会場の募集収容人数に「シアター形式」と「スクール形式」の人数が記載されていることがあります。
●「スクール形式」
 特徴:椅子と机を配置したレイアウト
 メリット:全員にテーブルがあるので、来場者がメモを取りやすい。
 ⇒自社の商品・サービスの説明が多い場合はメモが取れるような環境の方が満足度が高くなる。
 デメリット:机を配置する分、収容人数に限りがある。
 ⇒予定人数より申込みが上回った場合、対応が難しい。
●「シアター形式」
 特徴:机を配置せずに椅子のみを配置したレイアウト
 メリット:椅子のみの配置なので、多くの人数を収容できる。
 ⇒一般的にスクール形式より30~50%席数を増やすことができます。
 デメリット:一人あたりのスペースが狭くなる。
 ⇒メモが取りにくかったり、荷物を置くスペースが少ない。

3.備品の貸出有無

会場によっては、プロジェクターがないところや有料での貸出が多いところもありますので、備品の貸出有無・有料無料についてはきちんと確認しましょう。

*特にプロジェクターの貸出は、有料かつ高いことも多いので、ご注意ください。

4.インターネット環境

LANケーブルでの接続なのか、無線LANが使えるのか、有料か無料か、コンセントの数はどの程度あるのかの確認も必要です。
最近ではセミナー開催の内容をFacebookやtwitterなどのSNSを使ってレポートしてもらうことも増えています。
参加者に積極的に拡散してもらうためにも、携帯電話の電波がつながるかどうかも確認しておきましょう。

5.価格

自分の予算に合った価格かどうかをきちんと確認しましょう。
備品の貸出が思ったより高くつき、予算内に収まらなくなることもあるのでご注意ください。
また、準備をしている時間も料金に含まれることもあるため、それも考えた上で予約する時間を決めた方が良いです。

*会場費の支払い
前払いのところほとんどですので、キャンセル料が発生する日にちもしっかりチェックしましょう。

6.内装

ビジネスパーソンを対象とするのであれば、清潔感があり、落ち着いた雰囲気の会場を選びましょう。
また、会場自体がきれいであっても、会場のあるビル自体の見た目が古くなっていると、入る際に参加者が不安になってしまいます。
内装だけでなく、外観もなるべく綺麗なところがよいでしょう。

必ず会場は事前に下見をしましょう

ホームページの感じと実際の自分の目で見た会場の雰囲気では、意外に異なる部分も出てきます。
例えば、プロジェクターのバランスや、照明調整の場所、机や椅子、受付の配置など、会場が確定してお金を払ってから「イメージと違った!」なんてことが起きないように、必ず自分の目と足で確認をしに行きましょう。

また、会場の担当者の方と顔合わせをして、何かあったらすぐに確認をとりやすい関係性を築いておくことも重要です。

セミナー会場一覧

セミナー会場のリストをご紹介します。筆者が知っている中で明らかに対応が悪かったりした会場は省いております。
しかし、全ての会場を確認したわけではありませんので、選ぶ際は上記のポイントをぜひ参考に見てみてください。

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ハロー貸し会議室
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インスタント会議室 京橋店
会議室のルビコン
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アキバ会議室

 



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