通勤手当、旅費交通費、出張費の処理で気をつけるべきポイント

通勤手当、旅費交通費、出張費の処理で気をつけるべきポイント
社員の移動に関する費用は、業務上必要なこととはいえ、どう処理してよいか悩むところ。
今回は通勤手当をはじめ、旅費交通費、出張費などの処理で気をつけなければいけないポイントについてご紹介します。

通勤手当は一定額まで非課税となっています。
そして、限度額を超える部分の金額が給与として課税されます。
旅費や出張費は実費で精算するのが原則ですが、合理的な旅費規程にのっとって支給しても構いません。

通勤手当は一定限度額まで非課税

役員や従業員に通常の給与に加算して支給する通勤手当は、一定の限度額まで非課税となっています。
通勤手段は人それぞれ。電車やバスなどの交通機関を利用する人もいれば、自家用車や自転車を使って通勤する人もいます。

電車やバス等の交通機関を利用している場合は、非課税の限度額は、通勤手当の金額のうち1ヵ月当たり10万円までの金額となります。
10万円を超える金額を支給した場合は、超える部分の金額が給与として課税され、社員の源泉所得税が増加します。

自家用車や自転車を利用した通勤手当は、税務上定められた「通勤手当の非課税限度額表」に基づいて支給するのが一般的です。片道の通勤距離に応じて、以下のように定められています。

  • 2km未満→全額課税
  • 2km以上10km未満→4,100円まで非課税
  • 10km以上15km未満→6,500円まで非課税
  • 15km以上25km未満→11,300円まで非課税
  • 25km以上35km未満→16,100円まで非課税
  • 35km以上45km未満→20,900円まで非課税
  • 45km以上→24,500円まで非課税

会社が旅費規程に基づいて上記金額以上の通勤手当を社員に支給する場合は、超える部分の金額が給与として課税されます。
この超える部分の金額は、通勤手当を支給した月の給与の額に上乗せして所得税の源泉徴収を行います。

電車やバス等の交通機関のほかに自家用車や自転車等を使って通勤している場合の非課税の限度額は「1ヵ月間の通勤費などの金額」と「通勤手当の非課税限度額」を合計した金額となります。
この場合、1ヵ月当たり10万円が限度です。

旅費は原則実費精算

電車、バス等の旅費は、実際に支払われた費用で精算するのが本来のあり方です。
しかし、それら交通費の領収書をいちいちもらってくるのは非常に煩雑なので、旅費交通費の精算書を書けば、費用として認められます。
ただし、特急券のように領収書がもらえるものは、旅費精算書に添付しましょう。

社員所有の自動車で出張に行くケースもあります。
その場合は、ガソリン代と償却費等の費用を計算し、キロ当たりの支給額に基づいて支給することになります。
ただし、自動車別に計算するのは大変なので、旅費規程でキロ当たりの金額を合理的に定めておいて支給しましょう。

出張手当・日当の考え方

出張した社員は旅費規程に基づいて、旅費交通費の精算書を作成し、会社の承認のもとに出張手当・日当を受けることができます。
もちろん、合理的な金額であることが求められます。

出張手当の合理的な金額とは、出張による必要となる食事代相当額といわれています。
また、日当の場合は、出張中の食事代と宿泊代の合計相当額といわれています。

これらの金額は出張場所、会社の規模、本人の会社における職位等によって異なります。
他社の相場を調べて合理的な旅費規程を作成してください。



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