KPIとは?

KPIはビジネスツールの一つで、目標達成のための筋道を明確にする効果があります。

この記事では、最近 KPI が注目されている理由やオススメのKPI 無料ツールについてご紹介いたします。

1.経営上の目標達成までの筋道を「見える化」するKPI

①KPIの概要

KPIは Key Performance Indicatorの略語です。日本語に直訳すると重要業績評価指標。平たく言えば、KPIは ①業績進捗管理ツールそのものを指す場合と、②経営論での進捗管理手法の一つを指す場合との2パターンがあります。1997年ごろにはアメリカの医療系の企業でKPIは既に利用されていました。最近日本で流行っているのは、Web系の会社が増えたからかもしれません。

Web系の会社では「Googleアナリティクス」というアクセス解析ツールを必ず使います。そのGoogleアナリティクスの管理画面では、KPIという目標設定をする機能があり、まさにKPIの考え方が導入されているのです。Google自体もアメリカ企業なので、KPIを過去に利用していたようです。※現在はOKRに移行

KPIの特徴についてお話しましょう。それは中期目標を立てられること、その達成度を測れることです。KPIを使えば、長期目標(=KGIと言います)だけでは見失いがちな中期目標に沿って業務を適切に推進することができます。社長だけが経営目標を知るのではなく、その配下の社員一人ひとりも目標認識をして行動することが可能です。これは、サッカーなどのスポーツの監督と選手の間でも同じことが言えると思います。サッカー選手が監督の意図せぬことを勝手にプレイしては、勝利することはできないですよね。

KPIツールを使えば、社内のPCでクラウド上で簡単に業務把握ができます。個人ごとでも、部署ごとでもKPIを作成し、共有できます。目標(新規獲得100件)から中期の目標(新規獲得50件)~小目標(新規獲得30件)~現在の目標(新規獲得10件)、へと細分化することで、目標から現在すべきことへの落とし込みができます。ちなみに、KPIの下にあるのが各タスクである To Do となります。

上記はKPIをツリー化したものです。KPIツールを使えば、KGI~KPI~ToDO と論理的に思考することが容易になります。この手法は経営や仕事の進め方「 PDCA サイクル」ともよく比較されます。

PDCAではPlan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)を繰り返すためサークル(円)のような図で表現されることが多いですが、KPIはKGIからToDOへと落とし込まれるため、上記のようなツリー型で表現されます。PDCAが仕事の改善に特化しているのに対し、KPIでは目標のためのアクションを現在どれぐらい実施できているか(達成度)を図ることに特化した手法となっています。

②ビジネスでは見える可が効果的

KPIを知らなくても、To DO リストは使っているビジネスマンの方は非常に多いのではないでしょうか?実は、KPIとTo Doリストは相関関係にあります。そのため、To Doリストを日常的に使っている方であれば、KPIの導入も割ととっつきやすいかもしれません。

To Doリストは業務をもれなくこなすための大きなバスケットのようなものです。

しかし、To Do リストばっかりを追っていると、その先の目標を見失いがちです。節約(To DO)ばかりに夢中で、何のための節約(ex.老後までに3,000万円貯める)を見失ってしまうように。

仕事中、やらなくてはいけないことは山ほどあります。日々の定例業務(日報、進捗確認、発注)などに加え、突然降ってわいてくる業務(不祥事の処理、追加発注など)もあります。KPIはバスケットの中のタスクを整理する仕分けトレーとそこに貼られる付箋(何のための材料なのかを記入)のような役割を果たします。バスケットの中身は最終的には料理(=目標)を仕上げるためにあるのです

③売上だけでは見えない業務の問題点を洗い出す効果がある

私たちが日常的に使う業績評価の指標としては、昨対や前月度比という考え方もあります。本年の売上は昨年と比べてどうなのか?前月の売上と比較し、今月はどうなのか?と比較することで業績が伸びているかを私たちは把握できます。

しかし、実際これだけでは業務のパフォーマンスを正確に測ることは難しいのではないか、と最近ビジネス業界では考えられるようになりました。なぜかと言うと、売上が高くても利益は低い場合が多々あるからです。それは、経費を使いすぎるから。経費には人件費も入ります。生産性が低いと、人件費も嵩むのです。

KPIでは個人やチームの目標を最初に入力し、それがどれだけ達成できたかだけでなく途中段階の達成度についても明確に表示することができます。そうすることで、どの段階で躓いたのか?ということに気づきやすく、対策を打ちやすいのです。

2. KPIの具体的利用方法とは?

では、具体的にKPIはどのように利用すればいいのでしょうか?「コストをかけたくない!」「社内にIT専任者がいる」というのであれば、エクセルでKGI、KPI、ToDoリストを作成して共有できるようにクラウドに置いておく、またはGoogle Appsのサイト機能などで社内ツールを独自作成するという手もあります。

また、KPI管理ツールは無料ツールがネット上で出回っています。いくつかご紹介しましょう。

サービス名 URL 機能
MIERU http://mieru.info/ ・KGI,CSF,KPI項目をいつでも設定及び管理できる

・KPI項目のテンプレート登録機能

・MIERUはどんな端末からでもどこからでも見える!

DOMO https://www.domo.com/jp  ・あらゆるデータをダッシュボードを提供

・100以上のツールと自動連携

・様々なビジュアルグラフを用意

Analytica https://try.analytica.jp/ ・誰でもできるデータ抽出

・煩雑な事務を削減

・一目でできるデータ分析

ご覧のように、それぞれ特徴や機能が異なります。まずはデモ版や無料期間を有効に利用し、相性の良いツールを探してみてください。道具は相性の良し悪しも大切です。

ちなみに、KPIとは異なりますがKPIにとても似ていて、筆者が日常的に使っている「 X Mind 」も目標管理や思考整理に適しています。以下にリンクを貼っておきます。

X Mind 8 ついにリリース

※上記URLをクリックすると、X Mind の公式ページにリンクします

まとめ

KPIは経営手法の一つで、長期目標から中期目標へと落とし込み見える化することが最大の特徴です。経営者と社員間で目標と進捗状況を共有することで、経営者側と社員側との業務間でのミスマッチが防ぐことができるメリットがあります。

 

 

 

 

 



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