社会人なら一般常識として抑えておきたい経費と税金の関係と基礎知識

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expenses「経費で落とす」という言葉をよく聞くと思いますが、「会社が出してくれるお金」というように理解されている方は多いと思います。

しかし、「なぜ会社は経費を出してくれるのか?」をしっかりと理解している方はあまり多くないのではないでしょうか?

実は、会社にとって「経費」と「税金」はとても密接な関係にあります。そして、財務が健全な会社は、経費のバランスを取るのが非常に上手です。ざっくりと、そうした関係を知っておくと、「会社の経営者や財務の責任者が何をどのように考えているのか?」を簡単に理解することができるでしょう。

そして、財務部や法務部とのコミュニケーションも取りやすくなることでしょう。さらに起業独立を目指しているなら、必ず遅かれ早かれ知っておかなければならない知識でもあります。

それでは、早速始めましょう。

1.経費とは?~会社を経営する上で知っておきたいこと~

1−1.「経費で落とす」とは?

なぜ会社は経費となるお金を負担してくれるのでしょうか?その理由は、経費は税金の控除対象にできるので、経費を払うことによって、会社として払う税金を少なくできるからです。

ざっくりとですが、以下のように理解しておくと良いでしょう。

  • 経費になる = 税金が少なくて済む
  • 経費にならない = 税金が少なくならない

1−2.経費を使うと納税額はどれぐらい少なくなるのか?

例えば、1年間で売上が1000万円、利益が100万円の会社があるとします。

その場合、何もお金を使わなかったとすると、利益の100万円に対して税金がかかりますので、利益100万円 × 税率40% = 法人税40万円 となり、会社にキャッシュが60万円残ることになります。一方、会社が決算の時までに10万円のパソコンを買ったとすると、その10万円を経費にすることができます。そうすると、残りの利益が90万円になり、法人税が90万円 × 40% = 36万円になります。

下の図をご覧頂くと分かりやすいでしょう。

  経費を使わなかった場合 経費10万円を使った場合
売上 1000万円 1000万円
経費 900万円 910万円
利益 100万円 90万円
納税額 40万円 36万円
キャッシュフロー 60万円 54万円

 

このように経費を上手に使うことで、会社の納税額を下げることができるのです。

しかし、ただ経費を使うだけだと、賢い経費の使い方とは言えません。なぜなら、経費を使えば使うほど納税額は下がりますが、それと同時に会社にとって一番大事なキャッシュも少なくなるからです。(青字の部分)そのため、何でもかんでも経費になるものはすれば良いというのは間違いです。

実は、経費を「賢く」使うことが大切なのです。そうすると、見かけ以上に得をすることができます。詳しくご説明します。

※法人税率を40%として仮定して算出しています。

1ー3.経費を賢く使うと何倍も得ができる理由

先ほどの図では、経費を何も使わなかった場合60万円のキャッシュが手元に残ることになります。しかし、決算の時までに10万円のパソコンを買ったとすると、残りのキャッシュは54万円になりますが、10万円のパソコンを6万円で手に入れたのと同じことになります。つまり、会社の資産をお得に手に入れることができるのです。

言い換えると、経費をうまく使うことで、見かけ上のキャッシュは減っても、54万円のキャッシュ+10万円の資金で64万円の資産を得られるというように、会社全体で考えた時の財務状況をよりプラスにすることができるのです。下の図をご覧頂くと分かりやすいでしょう。

  経費を使わなかった場合 経費10万円を使った場合
売上 1,000万円 1,000万円
経費 900万円 910万円
利益 100万円 90万円
納税額 40万円 36万円
キャッシュフロー 60万円 54万円
会社に残る資産 60万円 64万円(キャッシュ+PC)

 

これが「経費で”賢く”落とす」ということの本質ですね。このように経費を賢く使うと、会社の財務状況をどんどん改善していくことが可能です。しかし、経費として認められるものと認められないものは厳密に線引きされています。そのため、何でもかんでも経費で買って、会社のキャッシュと資産のバランスを有利にしようとすると痛い目にあってしまいます。

※厳密には10万円以下の備品は会計上資産計上はしませんが、実質的には会社の資産のためこのように表記しています。

1−4.何でもかんでも経費にしようとすると痛い目に合う?!

例えば会社で2000万円のフェラーリを購入したとします。会社の通勤や客先への訪問時に利用するので、会社の経費として計上しました。しかし、数年後の税務調査で「これは経費としては認められませんよ」と言われるとどうなるでしょうか?

その場合、最悪のケースとして、法人税の追徴課税、加算税、延滞税を払う必要が出ます。

2000万円のフェラーリの場合では、追加で払わなければいけない税額が1000万円を越えてしまうような事態も起こりうるのです。場合によっては、それだけで会社のキャッシュが一気に落ち込み、経営の危機に陥ってしまいます。

そのため、会社の経営者や財務の責任者は何が経費になって何が経費にならないかをしっかりと把握しておく必要があるのです。

2.何が経費になって何が経費にならないの?抑えておきたい7つの事例

「経費になるかならないか?」はどのように判断すればよいのでしょうか?原則として、「売上を上げるために直接的に必要なもの」は経費として認められます。従って、まずはこの大原則をしっかりと頭に入れておきましょう。

大原則

経費 = 売上を上げるために直接的に必要なもの

それでは、次に、具体的に何が経費になって、何が経費にならないのかを、起業して会社を設立したばかりの社長が知っておきたいものを特にピックアップしてご説明します。

具体例1.スーツ代、鞄代、靴代、腕時計代、メガネ代

結論からお伝えすると、これらは全て経費になりません。

ビジネス上身なりを整えるのは受注を大きく左右する要素ですので、納得いかない方もいるかもしれません。しかし、実はこれらの費用は「給与所得控除」と言って、自動的に個人個人の年収に応じて控除されているのです。年収500万円であれば、給与所得控除は154万円、年収1000万円であれば、給与所得控除は220万円になります。この控除の中に入っているので会社の経費にはならないのですね。

具体例2.備品などの少額資産

応接用のテーブルとソファ、パソコンなどの資産は、原則10万円未満であれば、一括して経費に落とすことができます。また、資本金1億円以下、従業員数1000人以下の中小企業の場合は、30万円未満の備品までは一括して経費にすることができます。この額を超えると、一度資産に計上して、例えば、パソコンであれば4年間かけて費用に計上(減価償却)する必要があります。少額資産に関しては、適用するために決まり事もいくつかありますので、しっかりと抑えておきましょう。

参考:『国税庁|少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例

具体例3.旅行代金

旅行代金は、「社員も含めた全員で行く」ものであれば、福利厚生費の一環として経費になります。しかし、役員だけで行く社員旅行だと経費にはなりません。そのため、会社を設立した直後で、まだ社員がいない会社では旅費を経費にすることはできません。ただし、旅行ではなく出張の場合は別です。旅行と出張の違いは、それが「仕事を目的として行っているものかどうか?」で決まります。例えば、「研修会があった」「見本市が開かれる」「買い付けに行く」のような、売上に直接貢献するものの場合は出張になります。その場合は、現地での写真やパンフレットなど、後から税務署に疑われたときに対抗できるような資料を残しておくようにしてください。ちなみに、単なる現地視察の場合は経費にはなりませんので、ご注意ください。

具体例4.借入金の返済

銀行から借り入れた資金の返済や、友人から借りたお金の返済は経費にはなりません。厳密に言うと、返済のうち利息にあたる部分は経費になりますが、元本の部分は経費にはなりません。お金の貸し借りについては、借入金は収益にならないので、直接売上にかかるものではありません。そのため、その返済も経費として認められないのですね。

具体例5.領収書が残らない電車代など

電車代などは切符を買っても領収書が残りません。しかし、取引先や仕入先に打ち合わせに行くための費用は、直接的に売上に関わるものなので経費ですよね。それでは、どうすれば良いのでしょうか?答えは出金伝票を作れば良いのです。出金伝票は、コクヨなどの文具メーカーが販売している会計帳票で、この用紙に、「日付、金額、乗車区間」を記入していれば領収書代わりになります。出金伝票の代わりにエクセルで用紙を作成して記録しておいてもOKです。最近ではプリベイドカードやクレジット機能のついてICカードの明細を残しておくだけでも経費にすることができます。

具体例6.タクシー代

タクシー代は、もちろん私的なものの場合には経費になりません。しかし、得意先や仕入先を接待の際の送迎費など、直接的に仕事に関わる場合の支出は会社の経費とすることができます。

具体例7.飲食代

取引先との打ち合わせの時に使った飲食代金や、社員との打ち合わせで使った飲食代金は限度はありますが、会社の経費とすることができます。一人当たりの金額が5000円以下であれば、会議費として全額を経費にすることができます。また、一人当たりの金額が5,000円を超える場合は交際費として扱うことができます。その際は、飲食店から貰った領収書をしっかりと保管しておきましょう。そして、領収書の隅に、参加した人の会社名と名前を記載しておきましょう。また、社員との打ち合わせに使った飲食代は、金額に関係なく、会議費、または福利厚生費として全額経費にすることができます。

参考:『交際費の使い方:新米社長が節税のために抑えておきたい基礎知識

まとめ:経費は”賢く”使うことが会社経営の鉄則

繰り返しになりますが、「経費を使うと納税額が安くなるから」と考えもなしに何でもかんでも経費として使っていると、会社のキャッシュフローに響きますし、最悪の場合では税務調査の時に、経費として認められず、追徴課税がかかってしまいます。

大切なのは「経費を”賢く”使う」ということです。

そうすると、納税額を抑えながら、会社の財務や資産状況も改善させることができます。もし、今まで「経費を”賢く”使う」という概念がなかった方は、ぜひ一度見直してみてください。より経営状況を効率化させることができるでしょう。

経費の仕訳に悩む場合は、どの科目に振り分けたらよいかヘルプが出てくる便利なクラウド会計ソフトがありますので、そのようなソフトを活用するのもよいでしょう。
経理処理にかける時間を抑えつつ、節税にも役立つので一石二鳥です。

 

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