これって経費?判断に迷う5つの経費事例

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これって経費?判断に迷う5つの経費事例

仕事をしていると、経費を使う場合がよくあります。
「これは、経費にしてもいいのかな?」と疑問に思うこともあるのではないでしょうか。

ここでは、よくあるお悩みをQ&A形式でまとめましたので、参考にしてください。

 

その1:社員旅行の旅費

Q.頑張ってくれた社員のために、社員旅行の旅費を会社で負担したいのですが、どうすれば経費として認められるのですか?


A.
・4泊5日以内(海外旅行の場合には、外国での滞在日数)
・従業員(各職場)の50%以上が参加
・旅費が社会通念上許される範囲(10万円以内程度が目安)

上記要件を3つとも満たしてはじめて、社員旅行が福利厚生費としてみなされます。
この要件を満たさないと、各従業員の給与として扱われてしまいます。

以下のようなケースは福利厚生費として認められません。

  • 旅行費用が高額
  • 常識を超えた遊興
  • 不参加従業員への金銭支給
  • 役員だけで行く旅行
  • 取引先に対する接待、供応、慰安等のための旅行
  • 実質的に私的旅行と認められる旅行

社員旅行に参加しなかった従業員に、旅費相当分の金銭を支給してしまうと、その金額が給与扱いになります。
さらに、社員旅行に参加した従業員に対しても、不参加者に支給した金額分が給与所得としてみなされてしまいます。

その2:残業した社員の食事代

Q.繁忙期に連日遅くまで残業する社員のために夜食代を出したいのですが、「1.食事を支給」「2.金銭を支給」「3.立替金を支給」によって、どのような扱いになるのですか?

A.
「1.食事を支給」→福利厚生費
「2.金銭を支給」→給与
「3.立替金を支給」→福利厚生費

「1.食事を支給」した場合、食事代を会社が負担したことになるため、福利厚生費としての扱いになります。
対象となる社員は、通常の勤務時間外に業務を行った者だけです。

「2.食事代として金銭を支給」するのは、食事を支給したと認められません。
支給額すべてが給与として取り扱われ、源泉所得税の対象となります。一方、深夜勤務者に対する一定の金額については課税対象になりません。

「3.社員が立て替えた食事代を支給」したケースは、福利厚生費として扱われます。
この場合、社員は飲食店から会社名が入った領収書をもらわなければいけません。

※ただし、1.と3.に関しては給与として課税される場合があります

その3:接待後、顧客に渡したタクシー代

Q.接待が終わって、お客様にタクシー代を現金で渡し、その領収書を回収できず、精算が行われませんでした。
この場合は、どのような扱いになりますか?

A.渡切交際費

社員に対して、交際費等を目的とした金銭を支出したにもかかわらず、その使途や金額について精算されないものを一般的に「渡切交際費」と呼びます。
「交際費」と名前に付いていますが、使途が明らかでないため、税務上は交際費として扱われません。
金銭を受け取った役員や社員が任意に処分できることから「給与」の性質を有しているとみなされます。
そのため、受け取った個人には所得税が課されます。

また、渡切交際費は「何にいくら使ったか」を会社が把握できない点がリスクになります。
コンプライアンスへの影響も発生するので、ご注意ください。

その4:接待ゴルフでの高速道路料金

Q.接待ゴルフの際、ゴルフ場への往復の高速道路料金は旅費交通費?
それとも交際費ですか?

A.交際費

交際費は「会社が得意先、仕入先、その他事業に関係のある者等に対して接待、供応、慰安、贈答、その他これらに類する行為のために要する費用」を指します。
「高速代はゴルフとは別だから交通費」と言いたいところですが、接待のために使った支出なので交際費として扱われます。
この考えにのっとると、ゴルフプレー中に支出した昼食代も、交際費として扱われます。

また、ゴルフに関しては、誰と帯同してプレーしたかが重要です。
業務上必要な取引先をゴルフに接待してプレーした費用は、交際費になります。
しかし、社長が友人を誘ってプレーした費用は、事業との関連がないので、役員給与(損金不算入)となり、経費とみなされません。

その5:社内サークル活動費用

Q.社内でサッカーサークルを創設しました。
会社からも活動費を一部負担しているのですが、このお金はどのような扱いになりますか?

A.福利厚生費(条件付き)

サークル活動といった社内環境を良くするための費用は、福利厚生費に計上したいと考えるのが自然です。
以下の3要件を満たせば、福利厚生費として扱えます。

  • サークルへの参加が自由で、誰でも参加資格がある
  • 会社の補助金が本来の目的に使用され、かつ明確である
  • 打ち上げ、祝賀会等の飲食代が会議費程度

一方、社内サークル活動ではあっても、以下の要件が当てはまる場合は、給与または交際費等となるでしょう。

  • 特定の従業員だけに参加資格がある
  • 得意先も参加する
  • 会社補助金が通常程度を超えている
  • 補助金を各人に分配したり、自由使用が可能

なお、ゴルフサークルへの補助は給与とみなされる場合が多いので、ご注意ください。

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